Акт приема-передачи бухгалтерии ЖСК

Обычно есть приказ о назначении комиссии. По её решению и будет осуществлен акт передачи документации. При составлении файлов используют специальный бланк. 

Передаваемые дела чаще оформляют таблицей, в которой указываются:

  • число, месяц, год;
  • номера;
  • наименования бухгалтерских файлов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdeven-GB

В этом случае осуществляется отправка бухгалтерских файлов ЖСК по аналогии с приемом-передачей информации, связанной с бухгалтерией в других случаях. 

Согласно приказу формируется комиссия, которая состоит из трех человек. Их имена, а также название предприятия, имя лица, принимающего и передающего, обязательно указываются.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

Акт приема-передачи документов бухгалтерии

При смене директора или главного бухгалтера нужно поставить в известность организации, которые занимаются контролем предприятий, а также банк, обслуживающий компанию. Для госпредприятий, где имеет место смена директора, действует такое правило. Частные организации принимают сами решение.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно сшить кассовую книгу — образец?

Учредителем назначаются исполнители, которые будут ответственны за процесс перевода файлов. Действует приказ о составлении комиссии. При этом указывается период, в течение которого проходит отправка.

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

  • при передаче документации от одного сотрудника другому;

  • при смене руководящих лиц в организации;

  • при перемещении важных документов внутри предприятия;

  • при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

  • Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

  • Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

  • Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

  • На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

  • Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

  • В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

  • Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

  • его полное наименование;

  • дату и место составления;

  • наименование фирмы;

  • состав комиссии (при ее назначении);

  • подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

  • присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

  • Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

  • подписи членов комиссии.

Предлагаем ознакомиться  Лишают ли прав за перегруз

Акт приема передачи ооо образец

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Акт приема-передачи документов на хранение государством

При необходимости отправки документации, связанной с воинским учетом, оформляется специальный акт. Что он должен содержать?

  • название организации;
  • дата;
  • ФИО должностных лиц, которые входят в комиссию;
  • должность, ФИО ответственного за воинский учет;
  • должность, ФИО лица, принявшего человека;
  • причина;
  • название файлов.

При приеме на государственное хранение нужно указать название компании, передающей документы и наименование принимающего архива. Если есть определенные примечания, то они должны быть отражены в акте.

Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:

  • Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
  • Дата заполнения документа;
  • Название компании, которая составила документ;
  • В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
  • Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
  • Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
  • Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Перечисленные выше реквизиты являются универсальными и обязательными для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

Предлагаем ознакомиться  Справки для УДО в 2019 году: полный перечень

Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.