Как правильно оформить выписку из приказа. Заверение

Кадровикам по роду деятельности часто приходится оформлять оригиналы и копии приказов, а также заниматься подготовкой выписок.

Мы расскажем, в каком порядке оформляется выписка из приказа (образец есть в нашей базе), как ее правильно заверить, а также в каких случаях выписка из приказа по основной деятельности или по личному составу может с полным правом заменить основной документ.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой. Именно поэтому документы одного подразделения могут пригодиться другому для работы.

Например, бухгалтерии для начисления заработной платы работникам обязательно нужен приказ по основной деятельности. Или отделу кадров для оформления личного дела сотрудника необходима выписка из приказа о приеме на работу.

Также в кадры может обратиться бывший сотрудник, который утерял трудовую книжку. Для подтверждения своей трудовой деятельности он может затребовать копии документов о приеме, всевозможных переводах и увольнении с работы.

В этом случае специалист безотлагательно должен предоставить ему в трехдневный срок все необходимые документы. По каждому факту составляется отдельная выписка из приказа.

Как правильно оформить выписку из сведений

Иногда выписки нужны для другой организации: вышестоящей или контролирующей организации, либо в органы соцзащиты для оформления пенсии работнику.

Часто такие документы готовятся для предоставления в суд или органы милиции в случае утери документов. Выписка из приказа дает возможность получить нужную информацию соответствующего образца. Вариантов множество.

В выписке укажите данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты), все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе трудовой книжки, а также сведения за необходимый период времени в хронологическом порядке. Эти сведения можно представить в виде таблицы (пример 1).

Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров.

Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.

Как правильно оформить выписку из сведений

Рекомендуем прочесть:  Фссп по красноярск узнать задолженность по фамилии

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия).

Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см.

Предлагаем ознакомиться  Алименты на ребенка после 18 лет, если он учится на очной форме обучения: правила назанчения и взыскания

Пример 1).

  • полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
  • начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
  • в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
  • указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
  • необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов, подробнее на эту тему в отдельной статье.

дата и место составления. Указываются те же самые данные, что и в приказе;

  • номер выписки. Ставится аналогичный приказу;
  • констатация фактов.

    В случае, если они имелись в указе, то прописываются полностью.

    Но если в указах по личному составу они не предусмотрены, то вписывается только термин «приказываю»;

  • Как правильно оформить выписку из сведений

    Рекомендуем прочесть:  Пособие на ребенка как малоимущая семья 2018

    Допустим, ваш коллега получил отпускные не в том объеме, в котором он рассчитывал их получить.

    Для выяснения причин и обсуждения данной проблемы с руководством ему необходима копия графика отпусков.

    Этот документ содержит данные не только относительно этого сотрудника, но также и о временных интервалах отпусков остальных сотрудников компании, разглашать которые нельзя: это персональные данные людей, которые не имеют отношения к данной ситуации. В таком случае должна быть создана выписка из этого документа, которая будет содержать только ту информацию, которую запросил ваш сотрудник.

    Выписка по банковскому счету — – документ, выдаваемый банком организации, в котором содержатся сведения об операциях, совершенных по счету.

    Выписка дает клиенту достоверную информацию о состоянии счета и движении денежных средств: получение и списание сумм, а также удержание… … Банковская энциклопедия

    Предлагаем ознакомиться  Какие приказы должны быть в отделе кадров

    Как правильно оформить выписку из сведений

    Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).

    Документ, с которого снимается копия, может нести на себе герб, угловой штамп, печать (одну или несколько).

    При снятии копии — при переписке подлинника на печатной машине — вместо герба пишется слово «Герб» (на его месте); угловой штамп переписывается полностью с сохранением его формы.

    Выход из положения прост: можно составить выписку.

    Выписка – это акт, содержащий только те положения приказа, которые нужны адресату (будь то сотрудник, контрагент или налоговый инспектор).

    Чаще всего выписка состоит из одного пункта (например, о назначении какого-либо лица на должность или о предоставлении работнику отпуска).

    Размер распорядительного акта может отличаться в зависимости от его содержания.

    В случае с документами большого объема, подготовка полной копии ради выписки одного или нескольких абзацев не имеет смысла.

    Значительно легче подготовить выписку, которая будет содержать в себе все необходимые сведения.

    Помимо этого, подготовка данного свидетельства позволяет сохранить конфиденциальность информации о деятельности самой компании. Ниже мы предлагаем поговорить о том, как сделать выписку из приказа и рассмотреть правила составления подобной документации.

    В практической деятельности выписка из приказа готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности

    В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов.

    Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов.

    Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны.

    Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.

    Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

    1. По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
    2. По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.
    Предлагаем ознакомиться  Как правильно себя вести в суде качестве истца

    Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа.

    Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

    По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

    Работники, не знакомые с правилами делопроизводства ошибочно считают, что выписка и копия приказа являются равнозначными документами.

    Довольно интересен тот факт, что в сфере юриспруденции, данные документы имеют равнозначную законную силу. Главным различием этих бланков является их содержание. Копии распорядительных актов изготовляются при помощи ксерокса.

    Это означает, что данный бланк содержит в себе всю информацию, что и оригинальный акт.

    Выписка из приказа содержит в себе лишь часть сведений, содержащихся в оригинальном документе. Как правило, делопроизводители или другие должностные лица копируют лишь распорядительную часть документа.

    Еще одним отличием между рассматриваемыми бланками является то, что при составлении выписки, лицо, заполняющее бланк, должно заверить документ личной подписью.

    В случае с копиями документов необходимость выполнения данных действий отсутствует.

    При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”

    Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием.

    Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании.

    Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.

    Как правильно оформить выписку из сведений

    Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.

    Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка. Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме.