Штраф за не предоставления отчетности по 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ является сводной отчетностью по налогу на доходы, который налоговый агент удерживает из доходов, выплачиваемых физлицам. В нем содержатся данные, позволяющие судить об объеме начислений налога к оплате за отчетный период и о том, в какие сроки этот налог следует уплатить в бюджет.

Отчет формируется поквартально, но данные в нем делятся на две группы, отражающие информацию:

  • нарастающим итогом за прошедшие с начала года кварталы — в отношении расчета общей суммы подлежащего удержанию налога от оказавшегося начисленным за период дохода с учетом уменьшения его на возможные вычеты;
  • только по последнему кварталу периода отчета — в части тех сумм налога, сроки оплаты которых (определенные в соответствии с законодательством) приходятся именно на этот квартал.

Отчетность, создаваемую по итогам периодов, последовательно включающих в себя каждый из трех первых кварталов года, сдают не позднее последней даты месяцев, наступающих после завершения каждого квартала. Для годового отчета установлен особый срок. С 2020 года это 1 марта года, наступающего вслед за отчетным (раньше было 1 апреля), совпадающий со сроком подачи другой (персональной) отчетности по удержанному в течение года НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Напомним, что об отсутствии возможности удержания налога с выплаченного физлицу дохода тоже надо уведомить ИФНС, используя для этого ту же форму отчета (2-НДФЛ), что и для персональной отчетности, также до 1 марта года, наступающего вслед за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Даты всех вышеприведенных сроков, попадающие на общевыходные дни, приводят к переносу завершающего дня срока на более позднюю дату, отвечающую ближайшему к такому выходному буднему дню (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Выполнение этой нормы в 2020 году при представлении формуляра за 2019 год приведет к переносу срока сдачи сводной НДФЛ-отчетности на 02.03.2020, т. к. 01.03.2020 — выходной день.

Подробнее о сроках сдачи 6-НДФЛ за 2019 год читайте здесь.

Пошаговая инструкция заполнения формы 6 ндфл

И еще новое правило. Налоговый агент может сдать 6-НДФЛ за 2019 год на бумаге, если численность получивших от него доходы физлиц «до 10 человек». Именно так сказано в п. 2 ст. 230 НК РФ с 2020 года. И здесь возникает вопрос: формулировка «до 10 человек» означает «10 включительно» или «менее 10» (то есть 9)?

Как же надо заполнить 6-НДФЛ за год, чтобы представленная отчетность не вызвала лишних вопросов по ее составлению? Этому будут способствовать:

  • выбор актуального бланка формы;
  • правильное занесение данных в нее;
  • проведение проверки по существующим контрольным соотношениям.

О том, что можно проверить по контрольным соотношениям, разработанным ИФНС для проверки сводной НДФЛ-отчетности, читайте в материале «Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ».

Форму актуального бланка сводного НДФЛ-отчета содержит приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/18@. В этом же документе приведено описание методики заполнения отчета. Отдельные вопросы применения приказа не раз пояснялись в письмах ФНС России.

Актуальная для 2019 года форма 6-НДФЛ применяется с 26.03.2018.

Как правильно заполнять 6-НДФЛ за год? Самое главное условие правильного заполнения — это верно рассчитанные суммы исходных данных. Сама процедура заполнения не так сложна, но требует некоторых навыков и знания ряда правил, связанных как с расчетом НДФЛ, так и с определением сроков для уплаты того налога, который расценивается как удержанный.

Какие данные потребуются для заполнения отчета? Прежде всего, сведения о начислениях доходов, примененных к ним вычетах и суммах налога, относящихся к этому доходу. На их основе будет заполняться раздел 1. Затем — информация о датах осуществленных выплат с относящимися к ним значениями начисленного (в сумме до удержания с него НДФЛ) дохода и величинами удерживаемого с него налога — для заполнения раздела 2.

Пошаговая инструкция заполнения формы 6 ндфл

Именно раздел 2 вызывает наибольшее количество вопросов при заполнении, ответы на которые найти достаточно просто, если помнить о нескольких правилах.

Одна группа таких правил касается особенностей определения даты, считающейся датой фактического получения дохода:

  • для обычной зарплаты ее считают соответствующей последнему дню месяца, с которым связано ее начисление (п. 2 ст. 223 НК РФ);
  • для выплат при увольнении и доходов прочих видов в большинстве случаев она принимается соответствующей дате факта выдачи средств (п. 1 ст. 223 НК РФ);
  • для доходов некоторых не часто встречающихся видов для ее определения существует особый порядок (пп. 3, 4 ст. 226, п. 7 ст. 226.1 НК РФ).

Кроме того, нужно знать ряд правил работы с НДФЛ:

  1. Удержанным он становится только при выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ).
  2. Сроки для направления в бюджет сумм удержанного налога не имеют соответствия с датой удержания и определяются как (п. 6 ст. 226 НК РФ):
  • первый рабочий день, наступающий вслед за днем выплаты дохода, если этот доход не относится к отпускным или больничным;
  • последнее число месяца оплаты, если доход имеет вид отпускных или больничных, при этом нужно иметь в виду, что срок платежа, выпавший на последний день месяца и совпавший с выходным, перенесется на первый будний день следующего за днем выплаты месяца (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Таким образом, если в один день осуществлены выплаты доходов, имеющие разные сроки фактического их получения или разные даты для уплаты налога, то информацию в разделе 2, относящуюся к ним, придется разделить. То есть групп сведений о выплатах, влекущих за собой необходимость уплаты налога, в разделе 2 может оказаться существенно больше, чем дат фактического осуществления выдачи средств. При нехватке строк для внесения всех необходимых сведений в этот раздел в нем формируют доплисты.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ и Кодекс закрепляют обязанность по представлению данного отчета за налоговыми агентами. Ими могут быть как предприниматели, так и компании, которые используют наемных работников по трудовым соглашениям и договорам гражданского характера. Это необходимо делать во всех случаях когда субъект бизнеса признается источником дохода физлиц.

Основную массу налоговых агентов представляют работодатели физлиц, которыми выступают предприятия и учреждения, а также предприниматели оформляющие с физлицами договора.

Пошаговая инструкция заполнения формы 6 ндфл

Законодательством предусмотрена обязанность представлять данный отчет также за участниками рынка торгов с ценными бумагами, если они образуют доход у физлиц по этим ценным бумагам.

Нормы права устанавливают необходимость представлять отчеты как российскими компаниями, так и представительствами зарубежных организаций, осуществляющих деятельность на территории нашей страны.

Если такие специалисты как врачи, адвокаты, нотариусы используют в своей деятельности наемный труд физлиц, они также считаются налоговыми агентами и должны направлять бланк 6 НДФЛ в ИФНС.

Важно: если одно физлицо привлекает наемных работников к трудовой деятельности, при этом оно не состоит на учете в качестве ИП, то передавать 6 НДФЛ оно также обязано.

Оформление нулевого отчета 6-НДФЛ предусмотрено на законодательном уровне.

Инструкция по заполнению формы устанавливает, что такой отчет должен включать в себя следующие страницы:

  • Страницу с титульным листом, которая заполняется в соответствии с действующими требованиями.
  • Лист, на котором располагается Раздел 1, где в графах проставлены нули.
  • Лист, содержащий в себе Раздел 2, где в графах отражены нулевые показатели.

На практике, Раздел 1 и 2 размещаются на одной странице.

Порядок заполнение 6-НДФЛ учитывает ситуации, когда не надо подавать даже нулевой отчет, к ним относятся:

  • Если деятельность не осуществлялась в компании или у ИП.
  • При отсутствии начислений и выплат у работников за отчетный период, даже в случаях их официального трудоустройства.
  • Если в компании отсутствует наемный персонал.

Форма бланка для сводного отчета по НДФЛ

Данные моменты были не раз рассмотрены в поясняющих письмах, выпускаемых налоговыми органами. Даже если компания не подает в ИФНС нулевой отчет, рекомендуется составлять и представлять письма инспектору с пояснением причин, по которым бланк 6-НДФЛ не составляется и не сдается за рассматриваемый период времени. При отсутствии данного письма налоговая сможет установить в отношении субъекта хозяйствования штрафные санкции.

Нужно также помнить, что инструкция по заполнению 6-НДФЛ включает необходимость заполнения и сдачи этого отчета, когда единственным работником является руководитель фирмы. При этом сведения вносятся только в отношении его.

Внимание: если проигнорировать данную обязанность, то компанию могут привлечь к штрафу за несдачу отчета. Освобождение от сдачи отчета можно получить, если руководству компании никаких вознаграждений не начисляется в отчетном периоде.

Налоговое законодательство определяет следующие способы, которыми может воспользоваться субъект хозяйствования при отправлении отчетов по форме 6-НДФЛ:

  • Представление формы на бумаге путем личной передачи в налоговой инспектору. Для этого потребуется два экземпляра отчета, что принимающая сторона на втором могла поставить отметку о приеме. Данный вариант отправки доступен для организаций и ИП, если численность их сотрудников не превышает 25 человек.
  • Через электронный документооборот. В этом случае необходимо обязательное наличие ЭЦП, которой будет подписан электронный файл с отчетом. Также необходимо при данной способе наличие договора со спецоператором или соответствующего программного обеспечения.

Инструкция по подготовке данной формы отчетности предполагает необходимость соблюдения ряда правил и требований:

  • Суммы налога необходимо отражать только в целых рублях без указания сумм копеек. При этом действуют правила округления, согласно которым до 50 копеек, они отбрасываются, а свыше указанной суммы принимаются как полный рубль.
  • Если доходы физлица получены в иностранной валюте, их нужно пересчитать согласно актуальному курсу ЦБ РФ в рубли, который берется на день поступления данных средств.
  • Данный отчет не допускает никаких исправлений, поэтому при обнаружении ошибок и опечаток, необходимо заново перезаполнить соответствующий лист.
  • При составлении бланка 6 НДФЛ на компьютере, производить его распечатку нужно один раз на листе. Двухстороннее внесение записей для 6 НДФЛ не предусмотрено.
  • Отчет можно скрепить с помощью скобы степлера. Она должна располагаться в левом верхнем углу. Скреплять листы нужно аккуратно, не допуская повреждения листов.
  • Если в отчет нужно вписать числовые значения, их следует начинать вносить слева направо. Когда графа остается пустой, она должна подчеркиваться.
  • Заполнить отчет можно от руки. При этом нужно применять черные, синие или фиолетовые чернила.
Предлагаем ознакомиться  Новые сроки сдачи 6-НДФЛ в 2020 году: таблица

Порядок сдачи 6-НДФЛ

Данная форма отчетности считается квартальной, которая подается по завершении данного периода накопительно с начала года. Таким образом форма составляется за 1-й квартал, за 1-е полугодие, за 9 месяцев, за год.

НК РФ фиксирует в какие сроки необходимо составлять и сдавать в ИФНС данный отчет. Налоговые агенты должны это делать в течение месяца после завершения отчетного периода. Для годового отчета предусмотрена дата до 1 апреля идущего года после отчетного.

В отношении сроков представления данного отчета действует правило о переносе сроков сдачи формы, в случае выпадения крайних дат на выходные и праздничные дни. Срок сдачи тогда устанавливается следующим рабочим днем.

Период представления отчета Срок по дате
Форма 6 НДФЛ за 1 квартал 2019 года 30 – 04 – 2019
Форма 6 НДФЛ за полугодие 2019 года 31 – 07 – 2019
Форма 6 НДФЛ за 3 квартал 2019 года 31 – 10 – 2019
Форма 6 НДФЛ за 2019 год 01 – 04 – 2019

Посмотрим 6-НДФЛ пример заполнения.

Приступая к внесению данных в форму 6 НДФЛ нужно сначала заполнить титульный лист. Вверху записывается ИНН и КПП субъекта хозяйствования. Для юрлиц длина данного кода составляет 10 цифр, а для ИП — 12. Код КПП у предпринимателей отсутствует, поэтому эти строки прочерчиваются. Потом заносится порядковый номер листа – 001.

При первичном представлении в ИФНС отчета указывается код 000, при подаче уточняющих отчетов, указываются порядковые номера бланка 6-НДФЛ с корректировками.

Далее с помощью специального кода отражается период, за который подается отчет:

  • 21 — представляется отчет за 1-й квартал;
  • 31 — представляется отчет за 1-е полугодие;
  • 33 — представляется отчет за 9-месяцев;
  • 34 — представляется отчет за год.

Затем указывается номер отчетного года.

Ниже следует шифром ИФНС, которая будет являться получателем бланка 6 НДФЛ. Здесь отражается четырехзначный код. Рядом с помощью кода нужно уточнить по какому месту представляется отчет.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2019 году

Чаще всего используются коды:

  1. 120 — представляется форма по месту прописки предпринимателя;
  2. 212 — представляется форма по месту расположения предприятия.

Далее указывается полное наименование налогового агента, который представляет отчет. Если отчет подает ИП, то его фамилия, имя, отчество следует указывать с новой строчки.

В случае незаполнения части граф, их следует прочеркнуть.

Новые правила заполнения предполагают необходимость внесения дополнительной информации, если произошла ликвидация организации или другая форма реорганизации компании. В этом блоке отражается код реорганизации, ИНН и КПП субъекта, который прошел процедуру реорганизации.

На титульном листе отражается также код ОКВЭД, который должен быть внесен в соответствии со справочником ОКВЭД2.

Ниже следует вписать номер телефона для установления контакта при возникновении вопросов по данным, содержащихся в бланке 6-НДФЛ.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2019 году

Здесь же фиксируется количество листов в форме, а также приложений к нему.

Далее в левой части необходимо вписать данные лица, который представляет бланк 6-НДФЛ. При этом, если документ заполняет представитель, действующий по доверенности, необходимо указать ее реквизиты и приложить копию к сдаваемой форме.

Внимание: если отчет подает налоговый агент самостоятельно, то строки прочерчиваются. Если же отчет представляется через доверенное лицо, то здесь отражаются его данные, а также документ на основании которого он действует.

При заполнении этого раздела нужно помнить, что все сведения в нем проставляются суммирующимся итогом с начала года. Суммы НДФЛ в нем указываются начиная с первого дня года и по всем работающим сотрудникам.

Если по какой-либо причине в течение года использовалась не только ставка НДФЛ 13%, но и другие, то на каждую ставку требуется заполнить еще один лист с разделом 1.

Если оформляются только таких листов, то действует правило — итоговые суммы по позициям 060-090 вписываются только на самом первом листе. На всех остальных данные графы необходимо оставлять пустыми.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2019 году

Данные заносятся в раздел в следующем порядке:

  1. Строка 010 — ставка налога, данные по которому представлены на листе;
  2. Строка 020 — общая сумма дохода с начала года, облагаемая по данной ставке.
  3. Строка 025 — используется для указания суммы полученных дивидендов;
  4. Строка 030 — сумма предоставленных льгот с начала года;
  5. Строка 040 — размер налога НДФЛ по указанной ставке;
  6. Строка 045 — размер налога с выплаченных дивидендов;
  7. Строка 050 — сумма НДФЛ, перечисленного авансом;
  8. Строка 060 — число работников, которые облагались по данной ставке в отчетном периоде;
  9. Строка 070 — общий размер налога;
  10. Строка 080 — налог, который не был удержан;
  11. Строка 090 — налог, который был возвращен работникам.

В данном разделе показываются данные о полученных доходах, а также суммах налога НДФЛ за период составления отчета.

Наряду с этим, в этом разделе проставляются даты:

  • Когда сотрудником получен доход;
  • Когда произведено удержание НДФЛ;
  • Когда налог был отправлен в бюджет.

Также по каждому такому событию указываются сумма полученного в этот день дохода и сумма снятого налога.

Проставление сведений производится построчно в следующем порядке:

  • 100 — день, когда у работника возник доход;
  • 110 — день, в который с указанного дохода снят налог;
  • 120 — день, в который этот налог был перечислен в бюджет;
  • 130 — общий размер дохода;
  • 140 — общий размер налога по этой операции.

Если за один день работники получили несколько видов доходов, и у них дни удержания и выплаты налога различаются, то и показывать такие доходы необходимо отдельными блоками. Если же все указанные даты совпадают, то сведения разрешается объединить.

Очень важно: при оформлении данного отчета необходимо соблюдать периоды получения дохода и перечисления в бюджет налога. Если доход был начислен в завершающем месяце одного квартала, а в бюджет произошло перечисление в первом месяце идущего за ним квартала, то в одном отчете данные суммы показываются только в разделе 1, а в другом — только в разделе 2.

Компенсация, которая выдается при увольнении, должна отражаться в отчете отдельно от остальной суммы зарплаты за месяц.

Раздел 2 заполняется следующим образом:

  • Позиция 100 — дата возникновения дохода, завершающий день на рабочем месте сотрудника;
  • Позиция 110 — дата выплаты, совпадает с предыдущей датой;
  • Позиция 120 — дата выплаты налога, обычно следующий день после даты выдачи;
  • Позиция 130 — сумма выплаты;
  • Позиция 140 — сумма налога.

Как отразить премии

При проставлении выплаты премии за основу необходимо брать приказ, по какому она была назначена. Крайний день месяца, в котором он был составлен и выпущен и будет являться днем получения дохода.

В разделе 2 информация заносится в следующем порядке:

  • Позиция 100 — дата возникновения дохода, завершающий день месяца, когда был выпущен приказ;
  • Позиция 110 — дата выдачи премии фактически;
  • Позиция 120 — дата выплаты налога, обычно следующий день после дня выдачи;
  • Позиция 130 — сумма выданной премии;
  • Позиция 140 — сумма налога.

В отчете необходимо отражать только те больничные выплаты, которые подлежат обложению налогом. При несоблюдении этого не совпадут контрольные показатели в разделе 1. К примеру, выплату по беременности и родам в отчет включать не нужно!

Раздел 2 составляется следующим образом:

  • Позиция 100 и 110 — дата фактической выдачи больничных;
  • Позиция 120 — дата выплаты налога — завершающий день месяца, когда выплачивались больничные. Если этот день выпал на выходной или праздник, нужно ставить ближайший рабочий.
  • Позиция 130 — сумма больничных с налогом;
  • Позиция 140 — сумма налога.

Отпускная выплата показывается в отчете тем же самым месяцев, в каком она была выплачена сотруднику. Если отпускные были рассчитаны, но их выплата не состоялась, то и показывать эту сумму в отчете нет необходимости.

Отчет в разделе 1 заполняется следующим образом:

  • Позиция 020 — сумма всех отпускных, которые были выданы в данном месяце;
  • Позиция 040 и 070 — сумма налога.

В разделе 2 требуется заполнить строки так:

  • Позиция 100 и 110 — дата фактической выдачи отпускных;
  • Позиция 120 — дата выплаты налога — завершающий день месяца, когда выплачивались отпускные. Если этот день выпал на выходной или праздник, нужно ставить ближайший рабочий.
  • Позиция 130 — сумма отпускных;
  • Позиция 140 — сумма налога.

Если несколько отпускных перечислены в один день, их можно совместить в одной записи.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2019 году

Внимание: если отпускные выдаются в завершающем месяце квартала (марте, июне и т. д.), а день перечисления налога выпадает на нерабочий день и передвигается уже в следующий квартал, то такие выплаты включаются в отчет следующего квартала.

По закону компания должна выплачивать зарплату не менее двух раз за месяц — сначала аванс, а затем оставшуюся часть. Аванс необходимо выплатить в том же месяце, за который затем будет производиться расчет зарплаты.

Поскольку аванс не признается как доход сотрудника (но только если он не выплачен в крайний день месяца), то и отражать эту выплату в отчете не нужно. Окончательный расчет с работником производится в первой половине идущего дальше месяца.

В отчете это отражается следующим образом:

  • Позиция 100 — дата возникновения дохода, завершающий день месяца, за какой начислена зарплата;
  • Позиция 110 — дата выплаты зарплаты по факту;
  • Позиция 120 — дата выплаты налога, обычно идущий дальше день после даты выдачи;
  • Позиция 130 — сумма выплаты за этот месяц вместе с авансом;
  • Позиция 140 — сумма налога.

Действующее законодательство устанавливает, что субъект бизнеса не имеет право задерживать выплату зарплаты своим сотрудникам. В то же время, там ничего не сказано о ситуации, при которой работодатель будет выплачивать заработок до фактического окончания месяца, в котором он был начислен.

Предлагаем ознакомиться  Участие в госзакупках, тендерах и электронных торгах: инструкция для новичков

Такой шаг особенно актуален в конце каждого года, когда компании стараются выплатить свои сотрудникам декабрьскую зарплату, а не переносить ее на январь.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2019 году

В отчете выплату необходимо указывать следующим образом:

  • Позиция 100 — дата возникновения дохода, завершающий день текущего месяца;
  • Позиция 110 — дата действительной выплаты;
  • Позиция 120 — дата перечисления налога, обычно идущий дальше день после даты выдачи;
  • Позиция 130 — сумма выплаты;
  • Позиция 140 — сумма налога.

При увольнении

Если в отчете указываются выплаты уволенному сотруднику, необходимо учитывать следующую особенность. Такая выплата, как правило, состоит из зарплаты за текущий месяц и компенсации за неиспользованный отпуск. Все эти выплаты выдаются ему в завершающий день работы.

Порядок заполнения 6-НДФЛ

Отчетный период

Крайний срок сдачи

За I квартал

04.05.2016 г. (перенос с 30.04.2016 г.)

За полугодие

01.08.2016 г. (перенос с 31.07.2016 г.)

За 9 месяцев

31.10.2016 г.

По итогам 2016 года

03.04.2017 г. (перенос с 01.04.2017 г.)

Налогоплательщик сдает 6-НДФЛ в бумажном виде почтой России, лично или через представителя – если число сотрудников меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если работников больше, то отчет предоставляется в инспекцию только в электронном виде.

Сдавать 6-НДФЛ юрлица и ИП должны в ИФНС по месту постановки на учета. Важно: если у организации есть обособленные подразделения, то 6-НДФЛ надо сдавать отдельно в налоговую по месту нахождения материнской компании, и по месту нахождения ОП.

При нарушении сроков сдачи компанию ждет штраф в размере 1000 руб. за каждый месяц просрочки (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). А уже после 10 рабочего дня опозданий налогоплательщик рискует получить блокировку расчетного счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ). За недостоверные сведения в 6-НДФЛ штраф составляет 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ).

С порядком сдачи 6-НДФЛ связан еще один вопрос: нужно ли сдавать 6-НДФЛ с нулевыми показателями – если налогоплательщик не производил выплаты сотрудникам или у предпринимателя нет наемных работников? ФНС в письме от 04.05.2016 г. № БС-4-11/7928 подтвердила, что передавать в инспекцию расчет 6-НДФЛ обязаны только налоговые агенты. Если предприятие никому ничего не платило в отчетном периоде, то она налоговым агентом не является. Значит, сдавать нулевую форму 6-НДФЛ не нужно.

Ниже вы найдете краткую инструкцию по заполнению 6-НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ содержит титульный лист и два раздела.

Если у организации есть обособленные подразделения, на титульном листе нужно указывать КПП и ОКТМО таких подразделений. ИНН в любом случае ставится по головной организации.

Форма бланка для сводного отчета по НДФЛ

В этом разделе следует показать сумму начисленных доходов в разбивке по ставкам налога. Отдельной строкой записывается сумма начисленных дивидендов. Информация о дивидендах необходима ИФНС для сопоставления ее с цифрами, отраженными в декларации по налогу на прибыль.

Раздел №1 расчета 6-НДФЛ может размещаться на нескольких страницах, если в организации применяют разные ставки НДФЛ.

Бухгалтеры часто спрашивают о порядке заполнения строки 070 6-НДФЛ. Что туда входит, расскажем ниже.

Строка 070 6-НДФЛ включает общую сумму удержанного налога нарастающим итогом с начала года. Важно, чтобы НДФЛ был удержан. Например, в строке 070 отчета за I квартал 2020 года не нужно отражать налог с мартовской зарплаты, если она выплачена в апреле (письма ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, от 01.07.2016 № БС-4-11/11886@).

Во втором разделе нужно сгруппировать доходы по датам получения. По каждой группе нужно отметить даты удержания налога и перечисления его в бюджет.

С 2016 года по некоторым видам доходов действует новый порядок определения даты их получения физическим лицом (ст. 223 НК РФ). Так, доход в виде материальной выгоды за пользование займом необходимо определять на последнюю дату каждого месяца. Если работник пользовался займом в течение первого квартала, по строкам 100 и 130 нужно отразить материальную выгоду по состоянию на 31.01.2020, 29.02.2020 и 31.03.2020. НДФЛ с дохода отражается в строке 140.

Форма расчета утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. 18 января 2018 года ФНС своим приказом № ММВ-7-11/18@ внесла в нее изменения, которые заработали с 26 марта 2018 года.

Бланк состоит из титульного листа и двух разделов. В титуле указывается:

  • наименование налогового агента;
  • его основные реквизиты;
  • данные о налоговом органе.

В разделах 1 и 2 указываются сведения обо всех доходах физических лиц, с которых начисляется НДФЛ. Подразумеваются не только работники, но и лица, с которыми заключались договоры гражданско-правового характера, если с выплат по ним начисляется НДФЛ. А вот доходы, которые не облагаются налогом (например, детские пособия), в форме не отражаются.

Титульный лист

Заполнение титульного листа 6-НДФЛ обычно не вызывает вопросов. Про то, как нужно заполнять ИНН, КПП и ОКТМО при наличии обособленных подразделений, мы рассказали выше. Соответственно, при отсутствии филиалов прописываются собственные коды. Остальные поля заполняются так:

  1. «Номер корректировки» — при первичной сдаче указывается «000», в противном случае ставится порядковый номер декларации — «001», «002» и так далее.
  2. «Период представления» — код из приложения № 1 к Приказу № ММВ-7-11/450@. Для 9-месячного периода это «33».
  3. «Налоговый период» — 2019.
  4. «Код налогового органа» складывается из двух значений:
    • первые две цифры — код региона;
    • последние две цифры — номер налоговой инспекции.
  5. Код «по месту нахождения (учета)» берется из приложения № 2 к Приказу № ММВ-7-11/450@. Организации, зарегистрированные по месту учета и не относящиеся к числу крупнейших налогоплательщиков, ставят «214». Обратите внимание! До 26 марта 2018 года нужно было вместо кода «214» указывать код «212».
  6. Наименование налогового агента в соответствии с его учредительными документами. Правила требуют указать сокращенное наименование, а при отсутствии — полное. Если налоговым агентом является физическое лицо, то его ФИО указывается без сокращений в соответствии с паспортом.

Следующая строка заполняется только правопреемником реорганизованной компании:

  • в поле «Форма реорганизации/ликвидации» указывается код из Приложения № 4 к Приказу № ММВ-7-11/450@;
  • в следующем поле нужно указать ИНН и ККП, которые были присвоены компании до реорганизации.

В нижней части титульного листа проставляется:

  • код ОКТМО;
  • номер телефона;
  • количество страниц расчета и подтверждающих документов;
  • код подписанта: 1 — если это налоговый агент или правопреемник, 2 — если это представитель;
  • ФИО физического лица, кто подписывает документ;
  • дата и подпись.

Если форму подписывает представитель, нужно указать название и реквизиты документа, на основании которого он действует. Кроме того, в этом же разделе указывается ФИО представителя или его наименование (если представитель — юридическое лицо).

Раздел 1

В этом разделе сведения указываются нарастающим итогом за весь отчетный период. Построчное заполнение представлено в следующей таблице.

В строки отчета сведения вносятся слева направо, начиная с крайней левой клетки, в пустых клетках должен стоять прочерк. Суммы доходов заполняются в рублях и копейках, а размер налога – только в рублях, копейки округляются. Заполнение 6-НДФЛ-2016 происходит отдельно по каждому ОКТМО. Листы нумеруются сквозной нумерацией, начиная с первого.

Юрлица указывают ИНН и КПП, предприниматели – только ИНН, а в поле «КПП» проставляют прочерки. Если вы сдаете 6-НДФЛ впервые в данном периоде, то «Номер корректировки» — 000. Если сдается уточненная декларация, то поле соответствует порядковому номеру корректировки (001, 002 и т.д.).

Период представления содержит цифровой код:

  • для отчета за I квартал – 21;
  • за полугодие – 31;
  • за 9 месяцев – 33;
  • за год – 34.

Налоговый период – год заполнения формы 6-НДФЛ. В поле «Представляется в налоговый орган» надо указать код налоговой инспекции. Поле «По месту нахождения (учета) (код)» включает в себя одно из указанных в перечне ниже:

  • 120 – по месту жительства ИП;
  • 320 – по месту ведения деятельности ИП (при использовании ПСН и ЕНВД);
  • 212 – по месту учета российского юрлица;
  • 212 – по месту учета крупнейшего налогоплательщика;
  • 220 – по месту нахождения обособленного подразделения российского юрлица.

Налоговый агент в одноименном поле указывает сокращенное название в соответствии с уставом. Физлицо, являющееся налоговым агентом, вписывает свое ФИО полностью согласно паспортным данным. На первом листе также надо прописать ОКТМО предприятия, его номер телефона и количество страниц, содержащихся в расчете 6-НФДЛ.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2019 году

Далее необходимо указать, кто подтверждает сведения, указанные в расчете:

  • 1 – сам налоговый агент;
  • 2 – представитель налогового агента (в случае сдачи отчета представителем, надо указать реквизиты подтверждающего полномочия документа).

В графе «Дата и подпись» расписывается тот, кто подтверждает сведения отчета. Правая нижняя четверть титульного листа предназначена только для отметок налогового инспектора.

Суммы в разделе 1 указывают с начала года нарастающим итогом.

  • В стр. 010 бухгалтер фиксирует ставку подоходного налога. Если работодатель выплачивает доходы по разным ставкам НДФЛ, для каждой ставки нужен отдельный раздел 1;
  • Стр. 020 содержит сумму начисленного дохода, учитывая выплаты в рамках трудовых отношений, дивиденды и пособия по болезни;
  • В стр. 025 дивиденды показывают отдельной суммой;
  • Стр. 030 – сумма налоговых вычетов;
  • Стр. 040 – сумма исчисленного налога (то есть, 13% от разницы между начисленным доходом и налоговыми вычетами);
  • Стр. 045 – НДФЛ c дивидендов;
  • Стр. 050 содержит сведения о фиксированном авансе, который платит фирма за работника-иностранца на патенте;
  • Число работников нужно указать в стр. 060 – учитывать нужно всех лиц, которые получали за отчетный период от работодателя выплаты;
  • В стр. 070 бухгалтер укажет сумму удержанного налога, а те деньги, которые налоговый агент не удержал с работника указать нужно в стр. 080;
  • Для суммы налога, которую работодатель вернул работнику, предназначена стр. 090.

Подробнее: Дивиденды в 6 ндфл 2016 года пример заполнения

Какие могут быть вопросы при заполнении 6-НДФЛ в разделе 1? Некоторые бухгалтеры считают, что суммы полученного работником имущественного вычета у работодателя, нужно указать в стр. 090. ФНС в письме от 18.03.2016 г. № БС-4-11/4538 пояснила, что данная строка предназначена для возврата излишне удержанных сумм согласно ст. 231 НК РФ. Налоговый вычет уже засчитан в показателях стр. 040 и стр. 070, повторно считать его по стр. 090 нельзя.

Должно ли соблюдаться равенство между стр. 040 и стр. 070? Нет, если у вас есть переходящие доходы: к примеру, мартовская зарплата, выданная в апреле. Поскольку начислена зарплата в марте, то налог с нее включен в стр. 040. А удержит его с работников и перечислит компания только в апреле. Показатель стр.

Доход

Дата получения дохода

Дата удержания налога

Крайняя дата перечисления НДФЛ

Зарплата

Последний день месяца

Выплата з/п по итогам месяца

Следующий рабочий день после выплаты з/п по итогам месяца

Отпускные

День выплаты

День выплаты (стр. 100 и стр. 110 совпадают)

Последний день месяца, в котором начислили

Больничные

День выплаты

День выплаты

(стр. 100 и стр. 110 совпадают)

Последний день месяца, в котором начислили

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

День выплаты

День выплаты

(стр. 100 и стр. 110 совпадают)

Следующий рабочий день после выплаты

Предлагаем ознакомиться  Что делать если начальник оскорбляет работника
  • Стр. 100 – день получения дохода. Зарплату в данном случае делить на аванс и окончательную выплату не нужно – указывается полностью месячная оплата
  • Стр. 110 – дата удержания налога
  • Стр. 120 – дата, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет
  • Стр. 130  содержит сумму фактически полученного дохода
  • Стр. 140  показывает размер удержанного НДФЛ.
НДФЛ с больничного листа в 2016 году
НДФЛ с отпускных: когда платить в 2016 году

Каждый тип выплат нужно отражать в отдельных строках 100-140 в хронологическом порядке. Если их не хватает, то добавьте еще один лист 6-НДФЛ – раздел 1 в нем дублировать не нужно. 

Куда предоставляется

Форма 6-НДФЛ должна подавать в следующие ИФНС субъектами бизнесами:

  1. Предприятия и учреждения — они направляют 6НДФЛ в орган ФНС по месту своей регистрации.
  2. Представительства, филиалы и обособленные подразделения — они должны отчитываться в ту ИФНС, в которой они состоят на учете как данные структурные подразделения, то есть по своему месту нахождения. Однако, если они относятся к крупным налогоплательщикам, НК РФ позволяет им выбирать ИФНС, в которую они должны сдавать отчеты. Им может считаться орган ФНС по их месту расположения или основной компании.
  3. Предприниматели должны отчитываться по месту постановки их на учет, то есть по своей прописке.
  4. Физлица, выступающие как источник дохода для других людей, а также врачи, нотариусы и адвокаты представляют бланк 6-НДФЛ в территориальный орган ФНС по месту регистрации, указанной в паспорте.

Последние разъяснения ИФНС устанавливают, что при закрытии обособленного подразделения отчет нужно сдавать по месту его нахождения, при этом отчетным периодом является время с начала отчетного периода и до момента закрытия.

Если отчетность не была представлена, то ее следует направить в ИФНС по месту нахождения основной компании с указанием ее ИНН, а ОКТМО и КПП должны быть указаны по ликвидированному подразделению.

Важно: при смене налоговой инспекции из-за изменения местонахождения компании в течение отчетного периода, субъекту бизнеса нужно сдать бланк 6 НДФЛ сразу два раза. Первый со сведениями до момента переезда подается по старому ОКТМО в новую инспекцию, второй — с новым ОКТМО с данными после переезда также в новую ИФНС.

Порядок заполнения 6-НДФЛ

Кроме этого существует наказание для тех, кто произвел подачу отчета, но сделал это в устаревшем формате. Для таких субъектов бизнеса предусмотрен штраф 200 рублей.

Также наказанию будут подвергнуты те, кто внес в отчет неверную информацию, либо она была специально искажена. Таким субъектам бизнеса придется уплатить по 500 рублей за каждый отчет, который был подан в таком виде.

Действующая инструкция по заполнению 6-НДФЛ содержит все указания на правильное заполнение отчета. Если составление бланка выполняется на компьютере, то удобно использовать бухгалтерские программы или специальные сервисы. Они проконтролируют правильность ввода данных, и дадут возможность избежать ошибок.

Если в отчете была совершена ошибка, однако субъект бизнеса ее самостоятельно заметил и для исправления подал корректирующий отчет, наказание за данное действие не назначается.

Внимание: кроме этого, налоговая служба наделена возможностью блокировать операции по расчетному счету субъекта бизнеса, если он опаздывает со сдачей отчета не меньше чем на 10 дней.

С учетом выходных и праздничных дней в 2020 году предусмотрены следующие сроки отчетности:

  • За 2019 год — не позднее 02.03.2020 
  • за 1 квартал 2020 — до 30.04.2020;
  • за полугодие — до 31.07.2020;
  • за девять месяцев — до 02.11.2020.

Сдать форму 6-НДФЛ вовремя поможеткалендарь бухгалтера.

Встречаются ситуации, когда доход начисляется в одном квартале, а выплачивается уже в следующем. Исчисление и удержание НДФЛ приходятся на разные кварталы. Такая ситуация характерна для мартовской, июньской, сентябрьской и декабрьской зарплаты.

Если в компании есть переходящий налог, его нужно отражать в квартале удержания. Для отпускных, премий и больничных предусмотрена иная схема — налог отражается в том периоде, когда выплачен доход.

Предположим, что в ООО «Веста» (зарегистрировано в Санкт-Петербурге) в течение 2019 года доход начислялся 20 его сотрудникам. Общая величина начислений, подлежащих обложению по ставке 13%, составила 7 054 374,40 руб. Общий объем вычетов, уменьшивших этот доход, равен 198 800,00. За все месяцы года по факту выплат дохода удержанным оказался налог в сумме, составившей 878 206 руб.

Инструкция по заполнению 6-НДФЛ включая последние изменениями в 2019 году

По датам 4-го квартала фактические выплаты распределились так:

  • 10.10.2019 осуществлена выдача зарплаты за сентябрь 2019 года в сумме
    743 034,74 руб., удержанный с нее налог составил 91 134 руб.;
  • 08.11.2019 осуществлена выдача зарплаты за октябрь 2019 года в сумме
    784 996,86 руб., удержанный с нее налог составил 96 590 руб.;
  • 15.11.2019 оплачен больничный в сумме 5 587,52 руб., удержанный с нее налог составил 726 руб.;
  • 10.12.2019 осуществлена выдача зарплаты за ноябрь 2019 года в сумме
    777 432,50 руб., удержанный с нее налог составил 95 606 руб.

Отчет 6-НДФЛ сформирован 20.02.2020.

Смотрите фрагменты заполнения расчета.

Контрольное соотношение

Пояснение

В чем ошибка?

Стр. 020 ={amp}gt; стр. 030

Сумма предоставленных налоговых вычетов (указывается по стр. 030) не может быть больше налогооблагаемого дохода с учетом НДФЛ (стр. 020)

Завышена сумма налоговых вычетов

Стр. 040 ={amp}gt; стр. 050

Сумма фиксированного аванса (для иностранцев на патенте, указана по стр. 050) не может быть больше суммы исчисленного НДФЛ (стр. 040)

Ошибка в сумме авансового платежа

(стр. 020 – стр. 030)/100 * стр. 010 = стр. 040

Сумма исчисленного налога (стр. 040) должна быть равна сумме налога, рассчитанного исходя из дохода сотрудников, вычетов и ставки налога

Ошибка в расчете начисленного НДФЛ

Налоговые сотрудники не требуют, чтобы сумма всех строк 140 из раздела 2 была равна стр. 070 раздела 1: неравенство получается из-за переходящих доходов. Раздел 1 заполняется нарастающим итогом за год, а раздел 2 показывает сведения только за последние три месяца. Зарплата за последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь и декабрь) попадает как начисленная в раздел 1, а удержание налога с нее отражается уже в расчете 6-НДФЛ за последующий отчетный период.

Если вы заполняете 6-НДФЛ в бухгалтерской программе, то она сама проверит контрольные соотношения. Аналогичным функционалом наделены и системы сдачи электронной отчетности. Бухгалтеру важно знать формулы соотношений, чтобы быстро найти ошибку в 6-НДФЛ.

Вид выплаты

Дата

Сумма выплаты в руб.

Зарплата за декабрь 2015 г.

11.01.2016 г.

323 547

Зарплата за январь 2016 г.

05.02.2016 г.

330 347

Зарплата за февраль 2016 г.

05.03.2016 г.

325 700

Зарплата за март 2016 г.

05.04.2016 г.

334 500

Отпускные инженеру Васякину А.Г.

11.04.2016 г.

23 947

Зарплата за апрель 2016 г.

05.05.2016 г.

312 143

Больничный лист бухгалтера Федосеевой Л.В.

16.05.2016 г.

10 143

Зарплата за май 2016 г.

03.06.2016 г.

321 456

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении инженера Столецкого И.В.

10.06.2016 г. 

13 543

Зарплата за июнь 2016 г.

05.07.2016 г.

310 894

Зарплату по итогам календарного месяца «Фантазия» выплачивает 5 числа каждого следующего месяца. Доходы в 1 разделе 6-НДФЛ бухгалтер «Фантазии» отразил нарастающим итогом за все 6 месяцев, а во 2 разделе зафиксированы данные только за апрель-июнь 2016 г., учитывая зарплату за март 2016 г., которую «Фантазия» выплатила в апреле.

Обратите внимание: для выплат за апрель-июнь 2016 г. бухгалтеру «Фантазии» не хватило строк 100-140 в разделе 2, поэтому он составил дополнительный лист 003.

  • за I квартал — до 30 апреля;
  • за полугодие — до 31 июля;
  • за девять месяцев — до 31 октября;
  • за год — до 1 апреля 2020 года.

Если крайняя дата приходится на выходной или праздник, подать расчет нужно не позднее следующего рабочего дня.

Обычно расчет подается налоговыми агентами в «свою» ИФНС, то есть по месту учета компании либо по месту регистрации ИП. Но для определенных случаев установлены отдельные правила.

Юридическое лицо, имеющее обособленные подразделения, подает расчет по месту учета каждого из них. В форму включаются доходы и НДФЛ работников этого подразделения.

Случается, что сотрудник успел поработать в разных филиалах в течение одного налогового периода. Если при этом они имеют разные ОКТМО, то придется подавать несколько форм.

На титульном листе 6-НДФЛ при наличии подразделений необходимо указывать:

  • ИНН головной организации;
  • КПП обособленного подразделения;
  • ОКТМО муниципального образования, на территории которого расположено место работы сотрудников (его же указать в платежном поручении).

Смена адреса

Если в течение налогового периода компания «переехала» в другую ИФНС, то по новому месту учета необходимо подать две формы 6-НДФЛ:

  • первую — за период нахождения по прежнему адресу, указав старый ОКТМО;
  • вторую — за период нахождения по новому адресу, указав новый ОКТМО.

Раздел 1

Ответственность

Для налоговых агентов предусмотрены следующие типы наказаний:

  • несвоевременная сдача отчетности по НДФЛ грозит налогоплательщику штрафом в 1000 рублей. Штраф начисляется за каждый полный или неполный месяц задержки отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ);
  • при представлении отчета по НДФЛ через 10 дней после установленного срока ИФНС может заблокировать в банке счет организации или ИП (п. 3 ст. 76 НК РФ);
  • за недостоверные сведения в форме 6-НДФЛ фирма заплатит 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ);
  • нарушив порядок представления отчета в электронной форме, компания будет оштрафована. Штраф составит 200 рублей.