Вопрос 8. Три типа ежедневных
задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

Единственный ресурс, которым обладают все люди без
исключения, – это время. Перед ним все равны. Время – невосполнимый ресурс: его невозможно положить
в банк и жить на проценты, взять взаймы и получить в подарок на день рождения.
Зато время легко теряется. Его могут у вас украсть (о «расхитителях» времени
подробнее см. Тему 2), и похищенный, к примеру, час вашей жизни никто никогда не
вернет.

Каждый из нас имеет 24 часа в сутки. Разница заключается
только в том, как это время используется. Многие умные, талантливые люди так и
не реализовали свои проекты и идеи, ничего не добились в жизни по одной простой
причине: они не умели рационально использовать имеющееся в их распоряжении
время.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Успешный человек – это человек, умеющий распоряжаться временем. Успешен
тот, кто успевает. Успевать – значит делать все вовремя, а то, «что сделано
несвоевременно, сделано понапрасну» (Ф. Бэкон). Это значит, что необходимо
научиться «чувствовать» подходящий момент для реализации своих идей, уметь
вовремя перестраиваться при изменении обстоятельств, видеть и использовать
открывающиеся возможности.

Данные навыки приобретают особую важность в новых
экономических условиях, когда на первый план выходит способность быстро и гибко
реагировать на любые непредвиденные ситуации. Постоянные изменения деятельности
(внедрение новых систем управления, выход на новые рынки, разработка и
выведение на рынок новых продуктов) становятся нормой в деятельности компаний и
организаций и влекут за собой увеличение объемов выполняемых менеджерами и
специалистами задач, порождают необходимость изыскивать резервы времени на
реализацию инновационных проектов.

В связи с этим одними из основополагающих
компетенций современного профессионала в последнее время стали умение
эффективно организовывать время на любом уровне (личном, командном,
корпоративном) и способность согласовывать свои действия с действиями
окружающих для выполнения поставленных задач.

·    
правильно планировать свою
деятельность;

·    
управлять своими задачами и делами
(как долгосрочными, так и краткосрочными);

·    
расставлять приоритеты;

·    
ставить перед собой цели и
достигать их;

·    
распределять свою рабочую
нагрузку, находя время и для работы, и для отдыха.

Именно в этом и заключается сущность
тайм-менеджмента как технологии эффективной организации времени.

!Тайм-менеджмент – технология, позволяющая невосполнимое время жизни
использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями.

История становления
тайм-менеджмента в России.

Тайм-менеджмент часто воспринимается
исключительно как западная технология. Так ли это на самом деле?

Отечественная школа научной организации
труда и организации личного времени обладает рядом собственных достижений, не
имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок
отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными
специалистами.

В истории развития отечественного
тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап (20-е годы ХХ века) – период бурного развития
экономики и научной организации труда (НОТ). Это время грамотного и
эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и
развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с деятельностью А.К. Гастева(Центральный Институт Труда) и П.М. Керженцева(Лига «Время»),
чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития
организации времени.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Второй этап отечественного
тайм-менеджмента начался с выхода в начале 70-х годов ХХ века книги Д.А. Гранина
«Эта странная жизнь». В ней рассказывается о биологе А.А. Любищеве, в
молодости поставившем себе глобальную цель – разработать периодическую систему
биологических объектов, подобную периодической системе Менделеева.

Подсчитанное
им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо
больше средней продолжительность жизни человека. Тогда он решил изыскивать
резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности (учет
расходов времени (Подробнее о технике хронометража рассказано в Теме 2)),
анализировать его результаты и планировать свою работу.

·    
хронометража как основы управления
своим временем;

·    
бюджетирования расходов времени.

·    
эффективное мышление – основа
личной эффективности;

·    
хронометраж – инструмент выработки
этого мышления.

Осознанное управление временем как метод мышления
позволяет достичь лучших результатов.

Современный тайм-менеджмент – это не просто набор
приемов и отдельных техник, а комплексная система управления собой и
своей деятельностью.

·    
Эффективность. Если представить нашу жизнь как движение по
какому-либо пути, этот этап даст ответ на вопрос «Как нужно идти, чтобы с
наименьшими затратами усилий и в намеченный срок достичь поставленной цели?».
Это тайм-менеджмент в его классическом понимании (определение расходов своего
времени, планирование деятельности). Данный этап подскажет, как, например,
хорошо подготовиться к контрольной работе за минимальное время.

·    
Технологии. Позволяют принимать
наиболее сильные решения (технологии повышения личной эффективности). Если снова
обратиться к метафоре пути, то на этом этапе мы решаем, на чем можно до
выбранной цели добраться? Применение различных технологий помогает нам действовать
эффективно. Можно искать решение возникшей проблемы, воспользовавшись методом
Эдисона (перебирать огромное количество вариантов, тратя большие человеческие,
финансовые и временные ресурсы), а можно использовать, например, технологии
бизнес-ТРИЗ и найти эффективное решение за минимальное количество
времени при ограниченности ресурсов.

·    
Стратегия – это ответ на вопрос «Куда двигаться?», определение
направления развития. Можно очень быстро и с комфортом перемещаться на
современном автомобиле и, только когда закончится бензин, вдруг понять, что
ехали не в том направлении, совершенно в другую сторону. Это уровень
целеполагания, определения целей.

Предлагаем ознакомиться  Алименты через судебных приставов

·    
Философия. В контексте тайм-менеджмента это ответ на вопрос
«Зачем?». Зачем ставить именно такие, а не иные цели? Как осознать свои жизненные
ценности?

Уровень эффективности нашей организации времени напрямую
зависит от выбранных целей. Если нет четкого представления, чего я хочу (в
краткосрочной и долгосрочной перспективах, в жизни вообще), то и управлять
временем становится невозможно. «Если не знаешь, в какую гавань плыть, ни один
ветер не будет попутным», – сказал великий мыслитель Сенека.

Тогда
остается один вариант – плыть по течению. Некоторые люди именно так и делают: в
институт (академию, университет) поступают «за компанию» с приятелем, работают
там, куда их устроили, свободное время проводят в ночных клубах, потому что так
принято … Кем принято? Кто распоряжается вашей жизнью?

В итоге учеба не
доставляет удовольствия, работа вызывает раздражение, жизнь разочаровывает. Человек,
таким образом, проживает свою жизнь несамостоятельно, и в результате его
собственные мечты и желания так и остаются мечтами и желаниями.Как
правило, такие истории заканчиваются грустными воспоминаниями и сожалениями: «Жизнь
не сложилась … а ведь не об этом мечтал … обстоятельства … не повезло … ».

1.  реактивный;

2.  проактивный.

Реактивный
подход. Полная зависимость от
внешнихобстоятельств и людей.
Жизнь по принципу «как сложилось», «как получилось», «плыву, куда течением
несет». Это стратегия пассивного человека, который постоянно ищет оправдания
своего «ничегонеделания»: «Им всегда что-нибудь мешает – неудачное время года,
срочный ремонт автомобиля или то, что они слишком устали вчера вечером.

Проактивный
подход. Выстраивание жизни по
своемужеланию, активное влияние
на события и обстоятельства. Жизнь «вопреки» и «несмотря на
обстоятельства». Мы сами формируем свою жизнь, являемся ее авторами,
следовательно, несем ответственность за нее. Это стратегия успешного человека,
умеющего достигать поставленные цели, живущего активной и осмысленной жизнью.

Основной принцип таких людей – «Я сам строю свою жизнь». «Великие события
вершатся людьми, которые берут на себя всю ответственность и меняют мир … », – отмечает
в своей книге «Мысли нестандартно!» Пол Лемберг. Проактивность – это
способность отвечать за свои действия, за каждый шаг и строить жизнь в
соответствии со своими целями и стремлениями.

От позиции человека по отношению к жизни будет
зависеть его способность к достижению целей и, что немаловажно, качество его
собственной жизни.

Проактивность подразумевает умение выбирать и
достигать цели, т.е. владение основами целеполагания.

!Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа
желаемого будущего.

Подходы
к определению целей.

·     Управление
собой как компанией.Стратегия успешного человека –
это бизнес автономной корпорации, которая сама строит свою стратегию. Суть данного
подхода заключается в том, чтобы посмотреть на себя как на автономную
корпорацию, а не как на пассивный винтик механизма.

·     «Родные» цели и
видение будущего.
Умение выразить свои мечты в виде долгосрочных целей. Здесь важно уметь
отделить «родные» цели от «навязанных».

Цели,
особенно долгосрочные, формулируются на основе базовых ценностей.

Основной инструмент
определения базовых ценностей – мемуарник(от слова «мемуары») – простой
технологичный инструмент, который дает возможность быстро сформировать список
ключевых ценностей.

!Контекстное
планирование в тайм-менеджменте
– это способность решить задачу без
затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее
заданное.

!Майнд-менеджмент
– это технология представления потоков информации в виде, требующем
минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и
понимания.

Вопрос 5. Формулирование целей:
SMART-критерии.

Вспомните, как обычно вы формулируете свои цели? Как
часто они исполняются? Насколько точно?

Формулируйте цели конкретнее. Максимально точное и
полное представление желаемого результата позволяет определить критерии его
достижения (как поймем, что результат уже достигнут), составить план действий,
контролировать процесс достижения.

В
тайм-менеджменте при постановке цели применяется техника SMART.

Конкретность формулировки. Чем конкретнее формулировка, тем легче понять, чего
же вы хотите на самом деле. Ответ на вопрос «Что сделать». Старайтесь избегать
абстрактных слов («оптимальный», «достойный», «хороший», «интересная работа»,
«высокое положение в обществе» и др.). Формулировка не должна создавать
возможности для интерпретаций.

Измеримость.
Обязательно должен быть некий показатель, ориентируясь на который можно понять
степень достижения цели. Чаще всего это какая-то цифра. Например, размер
зарплаты, график работы, килограммы, которые хотелось бы сбросить и т.д. Не во
всех случаях можно количественно определить данный критерий. Например, если
цель – выучить английский язык, измерителем может быть уровень знаний (elementary,
intermediate или upper-intermediate).

Достижимость. Устанавливается планка цели, определяется, достижима
ли такая цель вообще. Для этого проводится анализ ресурсов: что уже есть для
получения результата, чего еще не хватает. Исходя из имеющихся возможностей,
опыта, личных особенностей и устанавливается рамка цели. Основное правило: она
должна быть всегда выше, чем раннее достигнутые цели.

Релевантность (Соответствие другим целям). Этот критерий подразумевает
ответ на вопрос «Зачем?». Почему именно эта цель важна, для каких более
высоких, долгосрочных целей она имеет решающее значение? Еще раз внимательно посмотрите
на формулировку цели, она не должна содержать противоречия («Хочу руководить
крупной компанией, но при этом ничего не делать … ».

Время. «Когда-нибудь» не исполняется никогда. Каждая цель
должна иметь свой срок исполнения.

Вопрос 3. Основные понятия и
определения целеполагания. Проактивный и реактивный подходы к жизни:
определение, различия, значимость для целедостижения.

1.  реактивный;

2.  проактивный.

Техника SMART чаще всего
применяется для краткосрочных и среднесрочных целей (от нескольких недель до 1–1,5
лет). Чем дальше цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше
возможность такой жесткой конкретизации. Следовательно, требуется подход к
формулированию и способам достижения цели, альтернативный классической SMART-технике.
Для этого необходимо рассмотреть те ситуации, в которых чаще всего приходится
действовать.

·    
задачная;

Предлагаем ознакомиться  Что грозит работодателю, если зарплата меньше МРОТ

·    
проблемная.

!Задачная ситуация
– ситуация, когда ясно, ЧТО и КАК нужно сделать. Остается только взять и
сделать.

Пример: провести маркетинговое
исследование.

!Проблемная ситуация
– ситуация, в которой не вполне ясно, ЧТО нужно сделать, и тем более
совершенно неясно, КАК это нужно делать.

Пример: добиться
существенного конкурентного преимущества.

Главные отличия
задачи от проблемы: задача может быть решена наполовину, а проблема – только
полностью. Задачу можно разделить на части (шаги), каждый из которых продвигает
нас к достижению цели (свойство задачи – аддитивность). Проблема неаддитивна, четкую последовательность
действий для ее решения невозможно определить.

Исходя из типов
ситуаций, можно выделить два соответствующих им типа целей: SMART-цели и Надцели.

SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в
которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат.

Надцелизадают
направление движения. В отличие от SMART-целей, они чаще всего абстрактны, не измеримы,
труднодостижимы, не привязаны ко времени. Единственное, в чем они схожи со
SMART-целями, – это релевантность (в данном случае релевантность ценностям).
Надцели всегда имеют ценность для человека (группы людей, департамента,
компании).

Стратегии
достижения целей.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

1. 
Разглобализация задачи (определение
необходимых для достижения задачной цели шагов (подзадач)).

2. 
Формулирование выделенных подзадач
по SMART-критериям.

3. 
Контроль выполнения подзадач с
помощью инструмента тайм-менеджмента «Двумерный график» (подробнее о правилах
составления и применения данного инструмента рассказано в Теме «Создание
эффективного обзора задач»).

!«Веер
возможностей» (для проблемных
ситуаций). Для решения проблемных ситуаций, достижения надцели необходимо задать
направление движения, выбрать любое из конкретных направлений деятельности. Эта
стратегия подходит для действий в ситуациях конкурентной борьбы, постоянной неопределенности,
так как оставляет больше возможностей для гибкого реагирования при изменении
обстоятельств и не создает предсказуемости наших действий, что особенно важно в
условиях конкуренции.

1.  Определение основных направлений движения – схематичное
изображение «Веера возможностей» с помощью интеллект-карты (подробнее о
правилах составления и применения данного инструмента написано в Теме 4 «Создание
эффективного обзора задач»).

2.  Выбор наиболее оптимального на данный момент времени
направления, определение одного небольшого шага в данном направлении (здесь уместно
использовать технику SMART, так как этот шаг носит характер краткосрочности и
может быть определен с помощью SMART-критериев).

3.  Выполнение шага в выбранном направлении и оценка карты
«Веера возможностей» с точки зрения выполненного действия, достигнутых (или
отсутствующих) результатов. В случае необходимости всегда есть возможность
быстро изменить траекторию движения, направление и выбрать другой путь в
соответствии с полученным результатом; при этом затраты времени, усилий,
финансов будут минимальны.

Вопрос 5. Определение и задачи понятия
«контекстное планирование».

1.  реактивный;

2.  проактивный.

2.  Записывайте в ежедневник или отдельную тетрадь Главное
событие дня (ГСД). ГСД должно стать эмоционально значимое для вас
событие (как позитивное, так и негативное). Это не обязательно главное
достижение или результат дня. Самым ярким событием может оказаться, например,
пятиминутный разговор с другом.

3.  Рядом с событием формулируйте ту ценность,
на основе которой именно это событие вы сделали главным. Например, ценностями встречи
с бывшим одноклассником могут оказаться дружба или общение;
ценностями сдачи проекта заказчику – уверенность, самоуважение
или материальное благополучие.

4.  В конце недели выписывайте Главное событие
недели – одно из семи ГСД или какое-то новое событие. При длительном ведении
мемуарника отмечайте и Главное событие месяца, и Главное
событие года.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Единственного
верного для всех списка ценностей нет, у каждого они свои. Кто-то, например,
будет чаще записывать в колонку ценностей новизну, яркость впечатлений, а
кто-то, наоборот, стабильность, предсказуемость. Каждый человек уникален,
следовательно, и ценности у всех разные. Важно определить те ценности, которые
актуальны именно для вас (из-за того, что одно и то же событие может иметь
разную ценность для разных людей, давать и следовать советам практически не
представляется возможным).

·    
Дает возможность достаточно быстро
сформировать список ключевых ценностей.

·    
Побуждает каждый день уделять несколько
минут вопросу о главных составляющих жизни.

·    
Не позволяет забыть о своих
ключевых ценностях в суете текущих дел.

Итак, выделение своих базовых ценностей помогло нам
заложить фундамент для целей. Теперь необходимо научиться грамотно их
формулировать.

Стратегическая
картонка – инструмент тайм-менеджмента, дающий возможность не потерять цели в
повседневной суете.Она делается в виде закладки, на которую
выписываются основные стратегические цели.

·    
всегда напоминает о тех целях,
которые вы себе поставили;

·    
помогает видеть желаемый
результат;

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

·    
позволяет соотносить свои
повседневные задачи с целями и делать шаги к достижению целей.

Методические
указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в
интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы
готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для
самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше
усвоить материал.

1.  Выделение типовых личных контекстов, наиболее
актуальных для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило,
достаточно 5–9).

2.  Составление списка задач под каждый контекст.

3.  При приближении контекста просмотр списка
соответствующих этому контексту задач.

Шаг 1.Определите для себя те контексты, которые
чаще всего повторяются, наиболее характерны для вашей жизни в настоящий момент.
Например, для менеджера отдела продаж, обучающегося на вечернем отделении,
могут быть характерны такие контексты, как: «Офис», «Руководитель», «Клиенты»,
«Институт» и др.

Предлагаем ознакомиться  Что значит кассация - Значения слов

Конечно, не стоит забывать о том, что менеджер в первую
очередь человек: у него есть «Дом», «Семья», «Друзья», периодически случается
«Отпуск», какое-то количество времени он проводит в «Дороге». И этим условиям
тоже соответствуют определенные задачи, которые уместно решать при наступлении
подходящего контекста.

Шаг 2.
Выполняется в два этапа: сначала составляется список всех гибких задач, а затем
задачи разбиваются на тематические группы и записываются в нужный раздел
(контекст). Таким образом происходит систематизация общего списка по разделам
(контекстам).

Шаг 3.
При наступлении или приближении того или иного контекста просматриваются задачи
соответствующего раздела. Так можно минимизировать затраты усилий и времени на
поиск нужной задачи: если выделено 5 контекстов, в каждом из которых записано
по 4–7 различных гибких задач, просмотреть список из четырех или семи задач
легче, чем лихорадочно искать нужную запись в неструктурированном списке из 20–30
пунктов.

Регулярное ведение контекстного
планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного
контекста и обеспечивает просмотр необходимого раздела в подходящий момент, что
быстро входит в привычку.

·     ежедневник;

·     стикеры, закладки для гибких задач;

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

·     доски контекстного планирования.

Система контекстного планирования может
быть налажена в любом обычном ежедневнике. Для этого следует
выявить основные контексты так, как это делается в первом шаге контекстного
планирования. В ежедневнике создаются разделы, соответствующие этим контекстам,
в которые записываются соответствующие необходимые дела и задачи. При приближении
какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел
ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

Другой способ управления кайросовыми
задачами осуществляется с помощью стикеров. Гибкие задачи
выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу
ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая система
позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры
разных цветов.

Доски для контекстного
планирования.

Это наиболее наглядный инструмент планирования, который
особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может служить белая
магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования
отлично подходит и для организации личного планирования. Участок стены,
увешанный стикерами, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника –
это тоже доски планирования. Использование данного инструмента планирования
позволяет связать несколько контекстов.

В качестве инструмента планирования также довольно
часто используется Outlook, ставший инструментом корпоративного планирования во
многих компаниях. Смартфоны, КПК и другие средства автоматизации
планирования также могут быть выбраны в качестве инструментов. Важен не
носитель, которым мы пользуемся, а применение техники эффективного
планирования, методика использования контекстов. Инструмент же каждый выбирает
для себя, исходя из своих привычек и предпочтений.

В тайм-менеджменте чаще всего
используются три группы инструментов, позволяющих легко и просто создать
эффективный обзор.

Рассмотрим подробнее каждую из групп
инструментов создания обзора, особенности их составления и использования.

Вопрос 4. Ценности как основа
целеполагания. Мемуарник как инструмент для определения своих базовых ценностей.

Проведя наблюдения, заполнив хронокарту и получив
данные хоронометража, необходимо провести анализ данных и составить
представление о личной эффективности в области управления временем для
выработки дальнейших шагов по оптимизации деятельности. Анализ лучше всего
проводить вечером, имея все данные за день.

·    
Поглотители времени (неэффективно
использованное время).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

·    
Ключевые, значимые для достижения
целей дела и задачи (эффективно использованное время).

·    
Необходимые затраты времени (сон,
еда и т.д.) на обеспечение собственной жизнедеятельности.

Выявите действия, которые являются хронофагами,
отметьте их в хронокарте. Сравните хронокарты за несколько дней: отметьте,
какие из хронофагов встречаются постоянно, а какие – появляются эпизодически.
Отметьте количество времени в день, «украденное» различными поглотителями
времени. Это поможет определить поглотителя времени, с которого стоит начать
борьбу за свое время.

Подсчитайте количество времени в день,
израсходованного на значимые, долгосрочные, ключевые цели и задачи. Определите
процентное соотношение полезно использованного времени на ключевые и значимые
для достижения целей задачи к общему использованному времени (время сна и еды
не учитываем).

Сравните полученные расходы времени на ключевые цели и
задачи с количеством времени, растраченным на хронофагов. Сделайте вывод, на
что уходит ваша жизнь.

Сравните полученные данные расходов времени в течение
дня (дней) с целями из вашей стратегической картонки и ценностями из мемуарника
(см. задание №2 предыдущей темы). Сделайте вывод о соответствии вашей тактики и
оперативной деятельности вашим стратегическим планам.

Наметьте шаги по оптимизации расходов времени и
сокращению его непродуктивных расходов. Лучше всего план действий составлять не
в целом, а по конкретным показателям (каким образом можно увеличить время,
например, на подготовку новой презентации или на обслуживание клиентов; а какие
меры необходимо предпринять, чтобы сократить расходы времени на внезапные
прерывания или отвлечение во время работы с базой данных).

·    
Позволяет повысить личную
эффективность практически без затрат усилий.

·    
Вырабатывает привычку
внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в
целом – к собственной жизни.

·    
Не требует жесткого
структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам».

·    
Вырабатывает эффективность
мышления, что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке,
быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения
ситуации и внешних обстоятельств.

·    
Способствует выработке
независимости в суждениях, позволяет выработать умение оценивать результаты
чужой работы, видеть истинный труд, заложенный в них.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

!Основная идея
хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь
управлять – измерь».