Для чего вести учет

Учет путевых листов нужен учреждениям, чтобы нормировать, планировать и контролировать расход горючего и смазочных материалов (ГСМ). На основных участках, где востребована информация по затратам на ГСМ, бухгалтеры ведут расчет нормативной себестоимости продукции, работ или услуг, а также анализируют отклонения между фактическим и нормативным расходом ГСМ, чтобы выявить экономию или перерасход. Контролирующие органы часто обращаются к данному участку учета, чтобы оценить, насколько эффективно используются материальные запасы в учреждении.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены в бухгалтерском учете первичными учетными документами (пункт 1 статьи 9 Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ). Одна из главных функций путевых листов в бухгалтерском учете — подтвердить законность и корректность списания горюче-смазочных материалов.

Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).

В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.

Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).

Списание ГСМ без путевых листов

Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н.

В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.

Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

Предлагаем ознакомиться  Как правильно оформить и как заключить договор аренды квартиры между физическими лицами?

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах.

1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);

2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);

3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов;

Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.

Списание ГСМ без путевых листов

Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п.

При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:

  • журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);

  • путевые листы;

  • акты списания тосола, масел;

  • оборотные ведомости.

Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.

Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий.

Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.

Предлагаем ознакомиться  Требования к доверенности и правила оформления

Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина.

Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.

При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:

  • на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;

  • на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;

  • на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;

  • на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.

Как работать с бланками

Списание ГСМ без путевых листов

Приказ Минфина России от 30.03.15 № 52н определяет правила составления первичных документов в бухгалтерском учете, однако в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации для бюджетных организаций нет путевого листа. В такой ситуации чаще всего используется форма, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.

Остальные же учреждения, в том числе казенные, бюджетные, автономные, вправе разработать свой бланк. Главное требование к нему — наличие обязательной информации: наименование документа, дата его составления, название учреждения. Кроме того, надо указать содержание операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении. Документ обязательно подписывают ответственные сотрудники. Без указания их Ф.И.О. и подписи документ считается недействительным.

Впрочем, самое простое решение — стандартная форма путевого листа из Постановления № 78. Она включает всю информацию, необходимую для списания ГСМ, и не вызывает вопросов у контролирующих органов.

Хочется отметить, что путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому вы можете использовать как типографские бланки, так и распечатанные формы из бухгалтерских справочно-правовых систем.

По какой форме должен быть составлен путевой лист?

Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.

Списание ГСМ без путевых листов

Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):

  • наименование и номер путевого листа;

  • сведения о сроке действия путевого листа;

  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

  • сведения о транспортном средстве;

  • сведения о водителе;

  • сведения о сроке действия путевого листа.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Бухгалтерский учет ГСМ

Обязательное требование к путевому листу, как, впрочем, к любому документу, — его правильное оформление. Можно выделить несколько моментов, где бухгалтеры ошибаются чаще всего.

Например, нет единого правила, на какой срок оформлять путевой лист, и отсутствие такого правила вызывает много вопросов. В письме от 03.02.06 № 03-03-04/2/23 Минфин России допускает еженедельное и даже ежемесячное составление документа, в случае если этот срок позволяет организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Впрочем, эта рекомендация не касается заполнения путевых листов в рамках уставной деятельности бюджетных организаций. Поэтому учреждениям рекомендуем опираться на указания Росстата. В письме от 03.02.05 № ИУ-09-22/257 Росстат указывает, что путевой лист составляется на срок в один день (одну смену). Больший период допустим только в случае командировки водителя.

Часто бухгалтеры не считают необходимым заполнять все графы оборотной стороны путевого листа. Это касается указания пунктов назначения: нередко конкретные точки заменяют общими фразами — «Поездки по городу» и пр. Они не позволяют подтвердить, что транспорт использовался в служебных целях и расходы носят производственный характер (письмо Минфина России от 20.02.

Обратите внимание на раздел «Движение горючего». На основании граф «Расход по норме» и «Расход фактический» производится списание бензина. Фактический расход вносите строго по счетчикам. При заполнении нормативного расхода бензина на 100 км пробега возьмите за основу распоряжение Минтранса России от 14.03.

Предлагаем ознакомиться  Создание комиссии по списанию ТМЦ в 2020 годуПростая бухгалтерия

Списание ГСМ без путевых листов

Вносить изменения в путевой лист, как и в большинство первичных документов, допустимо лишь с согласия участников хозяйственных операций (п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ) и с обязательным указанием даты. А значит, исправления должны быть заверены подписью тех же лиц, которые изначально подписали документы.

Горюче-смазочные материалы, приобретенные для хозяйственных нужд учреждения, согласно Инструкции № 157н учитываются в составе материальных запасов на счете 0 105 X3 000 «Горюче-смазочные материалы».

Организации, которые используют талоны на ГСМ, учитывают их отдельно — на счете 0 201 05 000 «Денежные документы». Приобретаются талоны по безналичному расчету или через подотчетное лицо (об учете денежных документов см. «Бюджетный учет: что такое денежные документы и как с ними работать в бюджетном учреждении»).

Средства автоматизации учета

Избежать вышеупомянутых ошибок бухгалтеру помогут специальные автоматизированные системы учета путевых листов и ГСМ. Они напомнят об обязательных полях, отследят правильность и сроки использования норм, соответствие фактического расхода топлива нормативу. Кроме того, такие программы позволяют оперативно заполнять любое количество путевых листов, чем существенно облегчают труд бухгалтера.

Чем сложнее учет ГСМ в организации, тем большими возможностями должна обладать автоматизированная система. При выборе программы убедитесь, что она умеет:

  • вести единый реестр путевых листов;
  • учитывать поступление и расход ГСМ по автомобилям, водителям и видам ГСМ;
  • учитывать расход ГСМ по нормам расхода или по фактическому расходу на основании данных путевых листов с учетом сезонности и дорожных условий;
  • контролировать отклонения фактических затрат на ГСМ от нормативных (режимы экономии, перерасхода ГСМ);
  • формировать отчетность по водителям, видам и маркам ГСМ, по автомобилям в разрезе подразделений (отделов);
  • готовить печатные формы необходимых отчетов по пробегу и времени работы, по движению горючего и смазочных материалов, по выданным автозапчастям и многое другое.

Бесплатно получить демо-версию сервиса «Путевые листы и ГСМ»

Порядок списания ГСМ

Списывать горюче-смазочные материалы следует ежемесячно. В качестве документов-оснований используйте:

  • путевой лист;
  • авансовый отчет, если бензин приобретался за наличные средства;
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003), если автомобиль заправляли по талонам;
  • приказы руководителя учреждения, которые утверждают норму пробега автомобиля, лимит расхода топлива на месяц в зависимости от марки, модели ТС;
  • направление работника в командировку на служебном автомобиле.

Списание ГСМ без путевых листов

Обратите внимание на соотношение фактического пробега и установленного месячного лимита. Списывая ГСМ, обязательно учитывайте нормы расхода топлива и лимит километража. Если пробег автомобиля больше, чем принятые руководством учреждения нормы, и это превышение не обосновано производственными задачами, бухгалтер при расчете расхода бензина использует именно утвержденный лимит.

Используйте данные граф «Расход по норме» и «Расход фактический». Данные в них в большинстве случаев совпадают. Но если показатели расхода ГСМ отличаются, списывать бензин следует по наименьшему показателю, то есть если норма превышает фактический расход, то бензин списывается именно по факту.

Содержание операции

Дебет

Кредит

Казенные учреждения

Списание ГСМ

1 401 10 272

1 105 33 440

Бюджетные и автономные учреждения

Списание ГСМ в рамках приносящей доход деятельности

2 106 34 340

2 105 33 440

Списание ГСМ в рамках основной деятельности

4 106 34 340

4 105 33 440

Налоговый учет ГСМ

Учет путевых листов необходим для подтверждения расходов, на сумму которых можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. С точки зрения налогообложения, стоимость ГСМ относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.  Затраты на ГСМ рассматривайте как расходы на содержание служебного автотранспорта (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ), а это ненормируемые суммы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Более того, эти расходы требуют обязательного подтверждения того, что они экономически обоснованы. Например, серьезное превышение расхода ГСМ от значений, установленных распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р, может вызвать интерес контролирующих органов и привести к недоимкам и штрафам.

При расчете сумм расходов, которые уменьшают налогооблагаемую базу, необходимо брать в расчет реальные расходы — не купленное горючее, а фактически потраченное. Эти суммы как раз и подтверждают путевые листы, а значит, к их заполнению надо относиться с особым вниманием.