Когда нужно уничтожать документы

Имеются некоторые виды документов, которые являются неприкосновенными, поэтому они должны иметься в компании всегда и в оптимальном виде, поэтому их уничтожение не допускается.

При этом не имеет значения, в какой сфере деятельности работает организация, а также каков ее размер, так как все правила являются одинаковыми для каждой фирмы.

Также к другим причинам составления акта списания относится:

  • значительное повреждение документов, причем оно может возникнуть в результате пожара, потопа или иных чрезвычайных ситуаций, на которые никаким образом не могли повлиять работники организации;
  • кража бумаг компании, которая должна быть официально зарегистрирована;
  • форс-мажорные обстоятельства, а именно воздействие различных природных стихий.

Важно! Любая причина должна подтверждаться документально, так как если работники ФНС обнаружат отсутствие необходимой документации в компании, то если не будет доказательств объективных причин такой ситуации, то это может стать привести к наложению значительного штрафа.

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения || Какие документы предоставить в суд чтобы перестали списывать средства

Например, если была кража на предприятии, то должны вызываться правоохранительные органы, которые выдадут руководителю фирмы соответствующий документ.

Уничтожаются документы, у которых закончился срок хранения или было потеряно их практическое значение. Чтобы выполнить данный процесс, непременно составляется акт правильной формы, на основании которого уничтожаются важные бумаги. Перед его формированием требуется провести экспертизу, определяющую ценность конкретной документации.

Для правильности определения срока хранения, позволяющего определить, имеется ли возможность уничтожить разные акты, надо пользоваться специальной номенклатурой дел каждой компании. Нередко возникает необходимость уточнить сроки по разным ведомственным документам или типовым актам.

Важно! Каждая организация обладает возможностью увеличить срок хранения, но не может уменьшать его.

При изучении данного срока учитывается, в какой сфере деятельности функционирует организация, а также какие нюансы указываются в различных нормативных актах, к которым можно отнести разные ФЗ, статьи НК или постановления, выпущенные Правительством.

Для определения правил, на основании которых хранятся документы, следует учитывать положения специального Перечня, выпущенного Госархивом еще в 2006 году.

Предлагаем ознакомиться  Переводы денег маниграмм

Не имеет значения, в каком именно архиве будут находиться акты, поэтому каждая компания имеет возможность создать даже свой архив.

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения || Какие документы предоставить в суд чтобы перестали списывать средства

Только после того, как будет установлено, что конкретные бумаги уже могут уничтожаться, начинается их утилизация. Для этого они могут разрываться или перечеркиваться, а после этого выкидываться.

Допускается пользоваться специальными техническими устройствами для их разрывания, после чего они не подлежат восстановлению.

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения || Какие документы предоставить в суд чтобы перестали списывать средства
Образец заполнения акта списания и уничтожения документов.

Налоговый учет

В соответствии с п. 18 ст. 250 НК РФ внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде сумм кредиторской задолженности (обязательства перед кредиторами), списанной в связи с истечением срока исковой давности или по другим основаниям, за исключением случаев, предусмотренных пп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ.

Согласно разъяснениям Минфина России и ФНС России кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов по данным инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководства организации (смотрите, например, письма Минфина России от 26.11.2014 N 03-03-10/60138, от 12.09.2014 N 03-03-РЗ/45767, от 28.01.2013 N 03-03-06/1/38, ФНС России от 08.12.2014 N ГД-4-3/25307@).

Порядок признания доходов при методе начисления определен ст. 271 НК РФ. Особых правил для признания доходов в виде сумм списанной кредиторской задолженности указанной нормой не установлено.

По мнению Минфина России и ФНС России, доход в виде кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, учитывается в составе внереализационных доходов в последний день того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности. Соответственно, налогоплательщик обязан отнести суммы кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав внереализационных доходов именно в год истечения срока исковой давности (смотрите, например, письма Минфина России от 26.11.2014 N 03-03-10/60138, от 12.09.2014 N 03-03-РЗ/45767, от 28.01.2013 N 03-03-06/1/38, ФНС России от 08.12.2014 N ГД-4-3/25307@).

В постановлениях Президиума ВАС РФ от 22.02.2011 N 12572/10, от 08.06.2010 N 17462/09 также указывается, что налогоплательщик обязан учесть суммы кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, в составе внереализационных доходов в определенный налоговый период (год истечения срока исковой давности).

В настоящее время суды в большинстве случаев разделяют приведенный выше подход (смотрите, например, постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17.06.2015 N Ф04-19806/15 по делу N А70-7400/2014, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 14.05.2015 N Ф07-1938/15 по делу N А56-25569/2014, Арбитражного суда Московского округа от 06.05.

Предлагаем ознакомиться  Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Вместе с тем следует заметить, что ранее в постановлении Президиума ВАС РФ от 15.07.2008 N 3596/08 высказывалась позиция, согласно которой при отсутствии приказа (распоряжения) руководителя о списании кредиторской задолженности оснований для начисления налога на прибыль на сумму кредиторской задолженности не имеется.

Из письма УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 20-12/121646 следует, что организация-должник должна признать списываемую кредиторскую задолженность в составе внереализационных доходов даже в том случае, если документы по предшествующей финансово-хозяйственной деятельности организации, в том числе банковские документы, кассовые ордера, договоры, первичные бухгалтерские документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, отсутствуют.

Как уничтожаются бумаги

Уничтожение их считается простым процессом, причем все документы, у которых заканчивается срок хранения, списываются с начала следующего года. Но для этого уже должна быть проведена ревизия.

Важно! Если бумаги изымаются из государственного архива, то для этого составляется специальная накладная.

Все акты, подлежащие уничтожению, описываются в специальном перечне, представленном актом списания. В нем указываются все бумаги, которые будут уничтожены, их количество и номера. Тут вы узнаете, как осуществляется списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.

Акт списания документов - образец списания первичных, бухгалтерских и с истекшим сроком хранения || Какие документы предоставить в суд чтобы перестали списывать средства

Все дела, которые планирует списать, надо хранить отдельно от других бумаг. Сделанный акт первоначально утверждается руководителем фирмы, для чего собирается и рассматривается вопрос комиссией.

Факт уничтожения подтверждается актом об уничтожении документов, причем часто документы сжигаются или применяются особые устройства. Процедура реализуется в присутствии членов комиссии, которые далее удостоверяют процесс своими подписями.

В нем не надо подробно описывать каждое дело, поэтому в него вносится только информация:

  • название документов, например, приказ или справка;
  • указываются даты, когда они были созданы;
  • номер дела по описи;
  • срок хранения;
  • номер статьи, для чего надо ориентироваться на вышеуказанный Перечень.

В конце документа непременно прописывается, сколько дел уничтожается, а также подписывается документ комиссией, которая должна состоять из трех или больше человек. Сверху ставится подпись руководителя компании.