Как правильно оформить дубликат документа

В том случае, если произошла утеря или порча договора, всегда есть возможность оформит его дубликат. Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата.

Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения.

Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п.

Дубликат документа как оформить

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.

Исправляем бухгалтерскую первичку, № 10

  • Электронный документ — не просто созданный на компьютере, № 5
  • Оформляем приказ о возложении обязанностей главбуха на директора, № 4
  • Передаем учет аутсорсеру, № 3
  • 2015 г.
  1. Кто ответит за электронную подпись?, № 21
  2. Электронные документы: нужна ли их распечатка?, № 18
  3. Как упрощенцу подтвердить оплату расходов наличными предпринимателю, № 18
  4. Нужна ли печать на судебной доверенности, № 15
  5. Выполнение работ по «давальческому» договору, № 15
  6. ООО решило сменить название: пошаговая инструкция, № 13
  7. Подписываем документ: что, где и как, № 11
  8. Отказ от круглой печати: стоит ли спешить?, № 10
  9. Хочу все знать: расчеты с подотчетными лицами, № 8
  10. Сокращаем документооборот на складе, № 8
  11. Рукописи не горят бесплатно…

Как оформляется дубликат документа

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др.Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником. Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление.

В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта.

Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа.

На заметку

После того, как будет оформлен дубликат трудовой книжки, не забудьте внести сведения о нем в соответствующую книгу учета.

Дубликат документа как оформить

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, — в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации. Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись.

Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 — причины этого увольняя.

. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Проиллюстрируем вышеизложенное примером оформления дубликата трудовой книжки.

Согласно п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 документ, дублирующий трудовую книжку, подтверждает факт трудовой деятельности работника и дает информацию о его трудовом стаже аналогично оригиналу и имеет такую же юридическую силу. В этом заключается главное отличие дублирующего документа от копии.

ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33. № Реквизит Чем предусмотрен Примечания 1 Заверительная надпись Указ № 9779-X,ГОСТ Р 6.30-2003 Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна» 2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X,ГОСТ Р 6.

Дата приема на работу вносится в графу 2, а наименование компании, в которой сотрудник осуществлял трудовую деятельность, — в графу 3. В ней же нужно указать отдел, должность, специальность и профессию с уточнением квалификации.

Если сотрудник был переведен на другую позицию в рамкой одной и той же компании, то об этом должна быть сделана запись. Сведения об увольнении вносятся в графу 2, а в графу 3 — причины этого увольняя.

Эти данные вносятся только в том случае, если они есть в тех бумагах, которые предоставил сотрудник. В графе 4 дается информация о номер приказа, которым был оформлен прием на работу или увольнение.

Особенности оформления дубликатов Оформление дубликата зависит от причин, которыми вызвана необходимость его получения сотрудником. Например, если книжка была порвана или обгорела, то данные из нее просто переписывают в дубликат.

Внимание Однако обычно соблюдаются следующие правила:

  1. дубликат оформляется в той же форме, что и оригинал. Если подлинник был выполнен на бланке, дубликат заполняется на таком же формуляре.

Этим дубликат отличается от копии, которая может быть выполнена на обычном листе бумаги;

  • на дубликате проставляется штамп или делается надпись «Дубликат», на подлиннике, если он не утрачен, одновременно делается ссылка на выданный дубликат. Такое действие лишает оригинал юридической силы и дальнейшее его использование неправомерно;
  • прописывается порядковый номер дубликата;
  • на дубликате снова проставляются необходимые подписи и печати.
  • Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

    Выписка оформляется следующим образом: в наименовании вида документа указывается: «выписка из приказа», «выписка из протокола»; воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа; из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима; воспроизводится реквизит «Подпись» (без личной подписи); проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати. Образец оформления выписки из документа (приказа) приведен в прил.

    33. Отпуск — это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату.

    На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е.

    Дубликат документа как оформить

    без указания должности лица, ее заверившего, и расшифровки подписи.

    • 1 . изготовление и оформление документов
    • 4. Требования к дубликатам и копиям документов
    • 5.

    Оформление дубликата трудовой книжки

  • Вопрос 4.
  • ГОСТ -68 ЕСКД.
    Предлагаем ознакомиться  Платежное поручение Сбербанк Бизнес Онлайн: как распечатать в новой версии, создать, заполнить, отозвать (видео)

    Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)

  • Заверение копий документов
  • Копии, выписки, дубликаты документов
  • Кто занимается оформлением дубликата трудовой книжки?
  • изготовление и оформление документов электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника; 1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными.

    В каждой налоговой структуре могут быть свои особые требования к порядку подачи заявления и его оформлению. Одни требуют, чтобы данную бумагу подавал сам директор фирмы или главный бухгалтер, другие позволяют сделать это любому физическому лицу, имеющему доверенность.

    По каким причинам обращаются?

    При различных жизненных ситуациях делопроизводители, операторы, секретари требуют для выполнения услуг предоставления документального пакета:

    • ПФР – при оформлении пенсий, пособий;
    • компании – для устройства на работу;
    • финансовые организации, когда принимают решения о выдаче кредита.

    В одном случае указывают на необходимость предоставления оригиналов, в другом – на месте снимают копии, иногда нужно их нотариальное подтверждение подлинности. Это доказывает, что деловые бумаги имеют разный статус и назначение.

    Паспорт, диплом об образовании, водительское удостоверение выдается на руки обладателю в единственном экземпляре. Если кредитной организации потребуется копия удостоверения личности, оператор на месте ее снимет, сверит и этого достаточно. Многие учреждения требуют заверки документа у нотариуса. Можно от руки переписать данные на листе бумаги, прийти в нотариальную контору, там поставят печать, подтвердят подпись владельца. Что такое дубликат документа и чем он отличается от других видов? Прежде всего, условиями выдачи.

    Паспорта и права на вождение автомобилем не дублируют, их необходимо заново получить по всем правилам. Зато снимать копии можно сколько угодно: переписать от руки, напечатать, сфотографировать – воспроизвести все содержание с подлинника.

    Дубликат документа как оформить

    А дубликат – это точный аналог своего предшественника, он полностью повторяет первоисточник и вновь действителен в одном экземпляре. Если его размножают, это будут уже копии, даже заверенные, но не имеющие правовой силы. Так, инспектор ДПС не примет копию водительского удостоверения как в бумажном варианте, так и как фотографию, например, на экране телефона.

    Потерять можно любой важности деловую бумагу. Из-за непрочности материала они приходят в негодность от излишней потертости, теряют четкость надписи. Аналитики собрали основания, в связи с чем чаще всего обращаются граждане:

    • повреждение, потеря и кража;
    • требования инстанций на судебное заседание представить свидетельство, чтобы продолжить рассмотрение вопроса;
    • для проведения сделки с недвижимостью;
    • лицензирования;
    • участия в конкурсах, тендерах;
    • регулирования финансовых запросов.

    За восстановлением документов необходимо обращаться в то учреждение, которые изначально оформляло подлинник.

    В зависимости от назначения утерянного формуляра, отличаются учреждения, куда следует обращаться. Чтобы получить свидетельство о рождении — нужно с заявлением обратиться в ЗАГС. Диплом восстановят в образовательном заведении, где обучался фигурант. Когда потребуется дубликат трудовой книжки – его оформит кадровик по месту работы. Трудности будут в сборе всех записей, если многократно менялись компании.

    Сотрудник отдела кадров сделает запросы, и по полученным выпискам заполнит недостающие подробности:

    • общий и непрерывный стаж работы;
    • переводы на должности;
    • увольнения;
    • награждения и поощрения.

    Сведения неполные или сомнительные в книжку не вносят. Недействительные факты тоже опускают, если недостоверность будет подтверждена соответствующей выпиской. Когда порча подлинников происходит при возникновении чрезвычайных обстоятельств, катастроф, пожаров, такое положение дел не влияет на право и порядок оформления такого дубликата документа, что не может не радовать пострадавшего. Их полностью восстановит комиссия в соответствии с прежними оригиналами.

    Учебник: Делопроизводство

    В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа. Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия ».

    Нововведения о водительских удостоверениях

    Дубликат документа как оформить

    С 2014 года не выдают в ГИБДД временных ВУ. Необходимо прийти по месту жительства в отделение дорожной инспекции для подачи заявления. Если водительское удостоверение заменяют новым без всяких отметок, то ПТС подлежит восстановлению, при этом, кроме стандартной заявки, нужно знать, какие документы нужны для дубликата:

    • удостоверение личности водителя;
    • регистрационный талон машины;
    • квитанция оплаченной госпошлины.

    В ГИБДД проведут запросы в отношении нарушений, вынесут решение. Очередей сейчас нет, сотрудники работают быстро.

    Подлинник, копия, дубликат

    На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

    1. Что такое подлинник документа?

    2. Что представляет собой копия документа?

    3. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

    4. Каковы правила выдачи копий в организациях?

    Дубликат документа как оформить

    5. Чем факсимильная копия отличается от свободной?

    6. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документе?

    7. Какие бывают виды копии?

    8. Как оформляется полная копия официального документа?

    9. В чем особенность оформления выписки?

    10. Что представляет собой отпуск документа и как он заверяется?

    ЧАСТЬ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

    Если по Москве, то надо заказать дубликат в Префектуре. Готовят месяц. Стоит в районе 400 рэ.

    Не специалист по получению дубликатов, но вот надергала ответы на подобные вопросы, может наведут вас на мыслю: 1. «Идти нужно в Отдел приватизации, где можно будет получить дубликат Договора приватизации, собрав предварительно справки из БТИ и из Учреждения юстиции о том, что данная квартира принадлежит Вам на основании договора приватизации и на настоящий момент находится в Вашей собственности» . 2.

    Итак, первое, что нужно выяснить, — была ли приватизация вашей квартиры оформлена надлежащим образом. Иными словами, получили ли вы свидетельство на вашу квартиру в регистрационной палате. Если получили, то дело существенно упрощается: вам нужно просто обратиться в палату и заказать себе дубликат свидетельства.

    Если не зарегистрировали договор приватизации, нужно будет обратиться в тот орган, где вы оформляли договор о приватизации, с тем чтобы вам выдали дубликат приватизационного договора. После этого идёте в палату и получаете свидетельство. 3. Даже при утрате собственником правоустанавливающих документов на недвижимость нет необходимости в их восстановлении, получении дубликатов нотариально удостоверенных договоров.

    Право не прекращается и не требует дополнительного подтверждения, пока в ЕГРП существует соответствующая запись. Для отечественного оборота недвижимости привычно увязывание существования права с наличием подлинников правоустанавливающих документов у правообладателя. В настоящее время наличие права должно подтверждаться выпиской из ЕГРП, а не подлинником или дубликатами документов, после составления которых может пройти и несколько лет.

    Помните, что вы несёте ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

    Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

    Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

    После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

    Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем — утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

    Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдаётся заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

    В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

    Предлагаем ознакомиться  Займ от учредителя налоговые последствия в 2020 году

    Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

    Выдача копий и их заверение

    Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

    Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

    Дубликат документа как оформить

    Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

    На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации. Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.».

    Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства. Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу.

    Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания: «Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов».

    Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копиис документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

    Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

    Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление. Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан.

    Нотариальное заверение копий документов

    В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.

    Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

    — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке;

    — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

    Что в содержании?

    Если оригинал исчез, необходима точная замена, ее могут отличать только основные реквизиты. При этом:

    • повторяется форма, формуляр, бланк;
    • сотрудник органа, ответственный за выдачу, ставит сверху штамп, где написано о проведении дублирования;
    • номер и серию выпускают вместе с бланком в типографии;
    • подпись, печать, все графы с данными заполняют ручкой или печатают.

    Дубликат документа — это точное повторение первоначального бухгалтерского отчета, сводной ведомости со всеми данными.

    Выдача дубликатов документов

    Любой важности сводку, ордер, протокол можно восстановить при условии, что они полностью пришли в негодность и их больше нельзя использовать по назначению. Процедура подразумевает заявительный характер. Прежде чем получить желаемое, нужно обратиться в ведомство, которое правомочно осуществить действие. Порядок выдачи дубликатов документов зависит от учреждения, в которое обращается заявитель.

    Как правильно оформить дубликат документа

    Следует заметить, что после заверки нотариусом верности копии, она тоже становится юридически значимой. Переписать, сделать ксерокопию данных значительно проще, так как для этого не требуется специальных бланков и формуляров. Нотариальная служба должна подтвердить достоверность данных, даже написанных от руки.

    Сотрудник откажется заверять информацию:

    • изложенную карандашом;
    • с подчистками, исправлениями, ошибками;
    • на листах, не скрепленных между собой, с неясными для прочтения записями;
    • нечеткой, смазанной печатью.

    Аналогом оригинала копия никогда не станет и не может его полностью заменить, она нужна для подтверждения юридически факта:

    • рождения;
    • брака;
    • собственности;
    • работы;
    • стажа;
    • наличия специальных знаний.

    В отношении дубликатов исполнительных документов, порядок выдачи судебных приказов регулирует ГПК РФ статьей 430. Обращаться с заявлением нужно в тот суд, который выносил постановление. На заседании будет рассмотрен вопрос и вынесено решение. О времени его проведения заранее извещают заинтересованных в деле лиц. После удовлетворения запроса заявителю будет выдан юридический акт.

    Азы корректировки первички

    Их, пожалуй, знает каждый бухгалтер. Исправить можно любой документ, кроме кассовых и банковских бума г п. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н . Детально порядок корректировки прописан лишь в Положении Минфина СССР 1983 года «выпуска » пп. 4. 2— 4.

    Дубликат документа как оформить

    Всего отпущено на сумму

    Исправленному 25.11.2013 с «10» на «18», с «37 500» на «67 500», с «412 500» на «442 500», с «четыреста двенадцать тысяч пятьсот» на «четыреста сорок две тысячи пятьсот» верить Перечислить исправления нужно для того, чтобы никто не засомневался, все ли они внесены и заверены указанной датой, не приписано ли что-то раньше либо позже

    Далее условимся называть такой способ корректировки первички классическим.

    Среди перечисленных шагов нет малозначительных. Если уж вы взялись править документы этим путем, все надо сделать именно так, как указано выше. На отдельные недостатки оригинальных бумаг, не влияющие на сумму операции, суды могут закрыть глаза, но к исправлениям они относятся очень трепетно.

    Нет подписей, заверяющих корректировки? Документ исправлен в одностороннем порядке, без согласования с контрагентом? Прощайте расходы или вычеты, особенно если у ИФНС есть другие сомнения в честности сторон сделк и Постановления ФАС ЗСО от 20.03.2013 № А46-10735/2012; ФАС ПО от 02.07.2013 № А06-8882/2011; 11 ААС от 19.04.2013 № А49-6956/2012; 14 ААС от 06.02.2013 № А13-8889/2011 .

    Но так ли незыблем классический способ исправления первички? Может, есть другие варианты?

    Исправления есть — доначислений нет

    Зачеркивание, даже правильно оформленное, привлекает внимание инспекторов, а потому, если документ еще не попался им на глаза, бухгалтеры предпочитают попросить контрагента выписать новую бумагу, но уже с верными данными. После этого старую, естественно, отправляют в корзину. То же самое касается внутренней первички: проще сделать новый документ, чем черкать в неправильном экземпляре. Очевидно, что дознаться об этом у проверяющих шансов почти нет.

    Впрочем, некоторые организации поступают так и тогда, когда бумаги с ошибками оказались в руках налоговиков и те обнаружили неточности. То есть попросту, например, обратившись к продавцу, меняют одну товарную накладную на другую в ходе проверки или сразу после нее.

    Хотелось бы обнадежить, но, к сожалению, суд в этом случае обеспечен. Налоговики уверены: законодательство не разрешает корректировать документы путем их замены. Формально, что-то в такой позиции есть, прямо подобная возможность и правда нигде не закреплена. Но и не запрещена тоже. Вероятно, поэтому суды ничего плохого в переоформлении первички не видят и считают, что такие бумаги могут подтверждать расходы или вычет ы Постановления ФАС СКО от 11.07.

    Предлагаем ознакомиться  Что нужно знать о коде ОКПО

    Пока действовало Постановление Правительства № 914, суды полагали возможным исправление через замену и счетов-факту р Постановление ФАС СКО от 11.07.2012 № А32-7595/2011 . Однако сейчас правительственное Постановление № 1137 предусматривает единственный вариант устранения недочетов: продавец должен выставить отдельный исправленный счет-фактур у подп. «б» п.

    Дубликат документа это

    Судам вторит Бухгалтерский методологический центр (БМЦ) — некоммерческая организация, объединяющая профессионалов-практиков в области бухучета. Тамошние специалисты уверены: Закон № 402-ФЗ никак не ограничивает способы исправления первички просто потому, что детально процедура в нем не прописана. Говорится лишь о возможности исправления в целом.

    А вот заменить исполненное банком платежное поручение точно не получится. Но кое-какие корректировки в него внести можно. Имеется в виду информация, указанная в поле «Назначение платежа».

    Иными словами, обычно для ИФНС, обнаружившей ошибки или пробелы в каком-либо документе, эта бумага как бы перестает существовать. А вместе с ней, понятное дело, исчезают расходы или вычеты, обоснованные первичкой с недочетами. Тем более сомнительной становится для проверяющих налоговая выгода, если при проверке документ отсутствует.

    Тогда фирма кидается исправлять ситуацию — классическим способом, через замену бумаги либо оформляя дубликат. Но проверяющие скорректированные документы рассматривать не желают: мол, на дату совершения операции первичка была ущербной или ее не было вовсе и это обстоятельство уже не отменить.

    В судах, правда, эта позиция ИФНС понимания не находит. Арбитры полагают, что вносить исправления в первичку, исследованную ИФНС, либо оформлять дубликаты после обнаружения инспекторами пропажи оригиналов можно. Причем даже на этапе обжалования решения по проверке в вышестоящем налоговом органе, а то и вовсе при судебных разбирательствах в первой инстанци и Постановления ФАС СКО от 02.11.

    Скопление бумаг

    Иначе получается, что компания лишается расходов или вычетов по формальным основаниям, а это, с точки зрения Конституционного и Высшего арбитражного судов, недопустим о п. 3.2 Определения КС от 12.07.2006 № 267-О ; Постановление Президиума ВАС от 19.07.2011 № 1621/11 .

    Итак, будем считать, что белых пятен в процедуре исправления первички для вас не осталось. На очереди нюансы ее хранения. Но об этом в следующих номерах .

    К слову, ошибки случаются не только в первичной документации к договору, но и в самом договоре. Неверно указан ИНН, ошиблись в наименовании товаров, зачем-то выделили НДС, притом что операция этим налогом не облагается, и т. п. Исправить это можно двумя путями:

    • договор еще не исследовали проверяющие, стороны могут просто заменить его документом с верным текстом, естественно, расписавшись и поставив печати на новых экземплярах;
    • инспекторы уже наткнулись на договор, остается только заключить дополнительное соглашение к нему, устранив выявленные неточности.

    Когда и как можно править платежку

    В связи с чем появляется необходимость изменить назначение платежа? Вариантов много. Неверно указали номер или дату договора, по ошибке выделили НДС, хотя продавец — упрощенец, обозвали аванс займом или наоборот и т. п. Все это может иметь малоприятные налоговые последствия, если нестыковки вскроются в ходе проверки.

    Обычно в таком случае стороны обмениваются письмами. Мол, прошу считать назначение платежа в платежном поручении от. №. таким-то. Контрагент отвечает согласием. Судам этого достаточно, чтобы принять во внимание скорректированную информацию, а не первоначальную. На возражения ИФНС арбитры говорят: закон запрещает исправлять банковские документы, но обмен письмами — это не исправление в чистом вид е Постановление ФАС ПО от 09.04.2013 № А12-16731/2012 .

    Если же сообщение о новом назначении платежа осталось без ответа контрагента, дело может закончиться плохо. Некоторые суды, разрешая хозяйственные споры, уверены, что в одностороннем порядке эту информацию не изменить. Соответственно, операции оцениваются исходя из текста в платежк е Постановление ФАС СЗО от 15.07.

    2013 № А13-5526/2012; 1 ААС от 30.05.2013 № А11-8352/2012 . Противоположные решения по хозспорам в меньшинстве. Согласно им по своей инициативе назначение платежа может скорректировать лишь плательщик, поскольку именно он оформлял документ и перечислял деньг и Постановление 9 ААС от 18.09.2012 № 09АП-24620/2012-ГК .

    Иногда бывает, что стороны договора переквалифицируют предоплату в заем и меняют назначение платежа в поручении только затем, чтобы продавец не платил в бюджет авансовый НДС. Если в ходе разбирательств выяснится, что воля контрагентов была направлена на исполнение договора поставки, а потом они вдруг передумали, ИФНС и суд отнесутся к этому критически.

    Дубликат = оригинальный документ

    Особый случай — отсутствие первичного документа в принципе. Потеряли, сгорел в огне, размок от воды из прорванной трубы и так далее. Тогда фирма обращается к поставщику за дубликатом или, если речь идет о собственной первичке, выписывает бумагу заново. Что об этом говорит законодательство?

    Как и в ситуации с заменой первички на правильную, проведать о составлении дубликата инспекция может, обнаружив отсутствие бумаги в ходе проверки. Еще один случай — пропал документ, составленный 2— 3 года назад. Если просто вложить в папочку восстановленный экземпляр, он будет сильно отличаться от своих собратьев, пожелтевших от времени, что сразу бросится в глаза.

    Все еще действующее советское Положение о документах и документообороте в бухучете требует, чтобы при выявлении пропажи документа созывалась комиссия, которая будет выяснять, как так вышло. По результатам ее работы составляется акт п. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Однако в жизни это делают, только если пропавших документов много (например, случился пожар). Ради восстановления двух-трех накладных комиссию не формируют.

    ГОСТ по делопроизводству и архивному делу называет дубликатом повторный экземпляр подлинника документа, имеющий такую же юридическую сил у п. 28 ГОСТ Р 51141-98, утв. Постановлением Госстандарта от 27.02.98 № 28 . Казалось бы, на этом вопрос можно закрывать: оригинал и дубликат, по сути, одно и то же.

    Документ с ошибками лучше заменить на новый, чем корректировать: «узоры» ваших исправлений привлекут лишнее внимание налоговиков

    Но у налоговых инспекций, как часто бывает, свое мнение. К дубликатам, особенно оформленным в период проверки, они относятся с предубеждением. Например, пытаются говорить, что восстановить утраченный документ можно, только сделав копию оригинала, после чего на ней:

    • должны расписаться лица, ответственные за оформление подобных бумаг;
    • нужно поставить печать организации, сделавшей копию.

    Суды в ответ на это задают резонный вопрос в стиле Жванецкого: «А почему, собственно?» Ответить проверяющим нечего, поскольку ни один нормативный документ подобный порядок не предусматривае т Постановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

    Когда запас доводов о нарушениях порядка исправления или замены первички у инспекторов иссякает, у них остается последний аргумент — заявить, что если эти действия совершены после начала проверки, то поезд ушел и законность налоговой выгоды надо оценивать по данным, представленным инспекторам изначально.

    2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДУБЛИКАТОВ

    2.1. Учет и хранение дубликатов, а также обращение их на предприятии-дублере должны соответствовать правилам, установленным для подлинников в ГОСТ 2.501-88.

    Дубликат ПТС

    2.2. Дубликаты на предприятии-дублере учитывают в инвентарной книге учета дубликатов по форме для учета подлинников, приведенной в ГОСТ 2.501-88.Дубликатам присваивают один инвентарный номер, независимо от количества листов, на которых они выпущены.Инвентарный номер на дубликатах указывают на каждом листе документа в дополнительной графе на поле для подшивки.Инвентарные номера на микрофильмах проставляют на начальном раккорде, на перфокартах, содержащих микрофильмы, и в техническом паспорте микрофильма.

    2.3. Дубликаты нумеруют по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки должен быть штамп или надпись «Дубликат» или шифр «Д … «. Порядковый номер дубликату присваивает предприятие — держатель подлинников.

    2.4. Дубликаты хранят отдельно от подлинников.

    2.5. Дубликаты должны быть учтены предприятием — держателем подлинников.В случае внесения изменений в подлинники документов предприятие — держатель подлинников должно выслать предприятию-дублеру и (или) заказчику дубликат измененного подлинника вместе с копией «Извещения об изменении» подлинника.Допускается по согласованию с заказчиком (представителя заказчика) вносить изменения в дубликаты вручную.(Измененная редакция, Изм. N 1, 3).

    2.6. Восстанавливать дубликаты не допускается. Взамен пришедших в негодность дубликатов предприятие — держатель подлинников должно выслать новые дубликаты.

    2.7. При отсутствии надобности в дубликатах их уничтожают с составлением акта и уведомляют об этом предприятие — держатель подлинников для снятия дубликатов с учета.

    Электронный текст документа

    Фото дубляж

    подготовлен АО «Кодекс» и сверен по:официальное изданиеЕдиная система конструкторской документации:Сб. ГОСТов. — М.: Стандартинформ, 2008